Digitalisaation mahdollisuudet PK-yrityksille

Elisa:n ja Suomen Yrittäjien teettämässä tutkimuksessa tarkasteltiin digitalisaation nykytilaa eri kokoisissa yrityksissä. Suurimmissa yrityksissä ollaan jo pitkällä, mutta pk-yrityksissä olisi paljon tehostamisen varaa digitaalisilla palveluilla. Tutkimuksessakin todetaan, että ”Suomen kilpailukyvyn kannalta myös pk-yritykset tulisi saada mukaan. ”. Tästä on helppo olla samaa mieltä. Kuten tutkimuksessakin todetaan: ”vuonna 2015 pk-yritykset vastasivat peräti 55 prosentista kaikkien suomalaisyritysten liikevaihdosta.”

Meille pk-yritykset ovat tärkein asiakaskuntamme ja pyrimme toteuttamaan ratkaisuita heidän tarpeisiinsa. Mikä sitten on edellytyksenä onnistumiselle ja miten pääsisi eteenpäin?

Miksi digitalisaatio on pienille yrityksille hankalampaa?

Puuttuvatko resurssit vai osaaminen, vai ovatko järjestelmät liian raskaita pk-yritysten tarpeeseen? Tavallaan juuri pk-yritysten sisäisten työprosessien tehostaminen oli lähtökohtana kun lähdimme kehittämään SwingIO-palvelua. Pyrimme luomaan niin edullisen, helpon ja erilaisiin tarpeisiin mukautuvan digitalisaation ”monitoimikoneen”, että sen hankinta ei jää yrityksen koosta kiinni.

Olennaisempaa on ”yrittäjän suhtautuminen ja kiinnostus digitaalisuutta kohtaan” kuten tutkimuksessakin todetaan ja jonka on huomattu myös SwingIO käyttöönotoissa olevan lähestulkoon edellytyksenä homman onnistumiselle ja etenemiselle. Suurin este digitalisaatiolle on asenteissa, ei osaamisessa. Tutkimuksen mukaan tärkeimmät pk-yritysten digitaalisuutta ajavat tekijät ovat yrityksen kasvuhakuisuus ja yrittäjän oma kiinnostus ja suhtautuminen digitaalisuuden mahdollisuuksiin.

Innostu, älä lannistu

Ensimmäinen askel on siis tahto – yrityksen halu olla tehokkaampi, parempi ja nykyaikaisempi uusia digitaalisia palveluita hyödyntämällä. Kun motivaatio on kunnossa, ollaan jo pitkällä. Yrittäjän / johdon sitoutuminen ja innostus tarttuu myös henkilöstöön, digitaalisista palveluista kun ei ole oikein hyötyä jos niitä ei hyödynnetä. Monesti tässä vaiheessa tosin tulee vastaan epätietoisuus – no miten niitä nyt sitten hyödyntäisi, miten etenisin, mistä kysyisin opastusta, lisätietoa tai etsisin sopivia tuotteita?

Silloin kannattaa rohkeasti etsiä oikeaa yhteistyökumppania ja kysyä neuvoa osaavammilta. Pääasia, että itsellä on intoa, osaaminen löytyy kyllä. Tutkimuksen mukaan ”viime vuoteen verrattuna tietotyön perustyövälineiden, kuten älypuhelinten, etäyhteyksien ja pilvipalveluiden käyttö on lisääntynyt voimakkaasti.”. Vaikuttaisi siis siltä, että yhä useammassa yrityksessä on välineiden puolesta jo edellytyksiä hyödyntää älylaitteita muuhunkin kuin soittamiseen ja sähköpostiin.

Mistä digitalisaation hyödyt sitten löytyvät?

Pääasiassa ”Yritysten digitalisaatiotavoitteet liittyvät myyntiin ja markkinointiin, asiakaskokemukseen ja omien liiketoimintaprosessien kehittämiseen.” Nämä kaikki on hyvä huomioida kun mietitään digitalisaation mahdollisuuksia. Millä puolella omalle yritykselle olisi isoimmat hyödyt saavutettavissa, mistä kannattaisi aloittaa?

Meidän leipälajimme tässä paketissa on asiakkaidemme työprosessien kehittäminen SwingIO-palvelun avulla. Myös myyntiin ja markkinointiin liittyvissä kysymyksissä löytyy ympäri Suomea paikallisia ja päteviä yhteistyökumppaneita, joita itsekin käytämme apunamme, koska kaikessa ei onneksi tarvitse olla itse ekspertti, varsinkaan pk-yrityksessä.

Hyvänä esimerkkinä tästä toimii SwingIO:n markkinoinnissa käyttämämme YouTube-videot, joiden tuotannossa hyödynsimme Serus-median palveluita, koska kyseinen kuvaustouhu ei ole omaa vahvuusaluettamme. Lopputuloksena saimme laadukkaan videon SwingIO-tuotteemme hyödyntämisestä mm. Vaissilla, joka sekin on pk-yritys, ja me edelleen itse myös pk-yrityksenä voimme keskittyä SwingIO-tuotteemme kehittämiseen.

Sähköposteja vähemmän kiitos

Tehottomat palaverit ja lukuisat sähköpostit ovat työpäivän suurimpia aikarosvoja. Näiden työaikavarkaiden takia tärkeät työtehtävät jäävät vähemmälle huomiolle. Tiesitkö, että käytämme työpäivän aikana useita tunteja sähköpostien parissa. Yhden tunnin aikana tarkistamme useita kertoja uusia sähköpostipäivityksiä, jotka keskeyttävät työrutiinisi.

Toimistoympäristössä sähköposteja tulee liikaa, kun taas tuotanto- ja liikkuvassa työssä niitä tulee liian vähän tai niihin reagoimiseen yrityksellä ei ole sopivia työkaluja tai menetelmiä käytössä. Huonosta viestinnästä syntyy kokemus siitä, että viestejä on liikaa tai että ei ole tullut kuulluksi tai on jäänyt kokonaan viestinnän ulkopuolelle. Tätä ei ratkaise viestinnän määrän tai sen tiheyden lisääminen, vaan viestinnän muodon, ajoituksen ja sen sisällön tarkasteleminen. Todellisuudessa asioista on kuitenkin kerrottu, mutta väärällä kanavalla, väärään aikaan tai väärällä tavalla.

Keskitetyssä viestintämallissa jossa hyödynnetään älylaitteita ratkaistaan nämä ongelmat seuraavasti:

  • jaetaan työntekijät sellaisiin ryhmiin, joista heidän kuuluu saada viestejä
  • jaetaan myös viestit ryhmiin eli kirjauslajeihin, joiden mukaan ne voidaan osoittaa oikeisiin ryhmiin
  • viestintätyökalut täytyy toimia myös liikkuvan ja tuotantotyön käyttämissä älylaitteissa
  • käyttöliittymän täytyy olla niin helppokäyttöinen, että kaikki kokevat sen miellyttäväksi käyttää
  • lisäksi älylaitteilla saadaan kirjauksiin tilanteista kuvia tai videoita rikastuttamaan sen sisältöä

Käydään asiaa läpi seuraavan esimerkin kautta:

Yrityksen tuotannon, tuotekehityksen ja myynnin välillä viesti on kulkenut huonosti. Asiakas antoi myyntiin reklamaatiota tuotteesta, josta myynti ohjasi viestin tuotekehitykseen. Tuotekehityksessä todettiin vian olevan tuotannossa, josta se ohjattiin kyseiselle tuotantolinjalle. Matkalla syntyi kuitenkin ”rikkinäisen puhelimen” -mukainen viestin muuttuminen ja tuotanto teki virheelliset muutokset ja syntyi lisää ongelmia. Lisäksi sähköpostien viestintäketju törmäili myynnin, tuotekehityksen ja tuotannon lähes kaikkien työntekijöiden sähköpostissa ja vei heidän huomiota ja laski siten heidän työtehoaan.

Keskitetyssä viestinnässä on kirjauslajit eri reklamaatioille, joista se ohjautuu automaattisesti niille työntekijöille, joiden kuuluu reagoida niihin. Viesti ei kulje sähköpostilla, vaan viestialustassa, jossa ryhmän jäsenet voivat rikastuttaa viestiä omilla kommenteillaan tai ottaa keskusteluun mukaan lisää työntekijöiltä, joilta odotetaan jotain lisäarvoa siihen. Viimein vastaava työntekijä voi tehdä päätöksen, johtaako reklamaatio työtehtävän tekemiseen, johon alkuperäinen reklamaatio ja sen pohjalta syntynyt keskustelu siirtyy siihen taustatietona. Kaikki viestintäalustan keskustelut arkistoituvat automaattisesti ja niihin voidaan palata helposti hakusanojen kautta sekä niistä syntyy lajiteltua statistiikkaa tulevien päätösten tueksi.

Sähköpostit tukevat yritysten välistä viestintää mutta yrityksen sisällä on tehokkaampaa käyttää edellemainittua keskitettyä viestintämallia, joka parantaa työn tuottavuutta ja työhyvinvointia sekä kannustaa työntekijöitä osallistumaan oman työn ja laadun jatkuvaan kehittämiseen.