Syyskuun SwingIO-päivitys: Uusi kätevä kopiointi ja uudistuksia tarkistuslistoihin

SwingIO-palvelumme päivittyi 21.9. ja mukana tuli taas uusia asiakkaidemme toivomia ominaisuuksia. Tässä jutussa kerrotaan niistä olennaisimmat.

Mahdollisuus kopioida kirjaus uuden pohjaksi

Kun avaat olemassa olevan kirjauksen, on Menu -painikkeen takana nyt uusi toiminto: Käytä pohjana. Tämä luo kokonaan uuden kirjauksen, ottaen pohjaksi avatun kirjauksen kaikkien kenttien arvot. Ainoastaan pää-sisältökentän (Body) sisältöä ja mahdollisia liitteitä ei kopioida. Myöskään mahdollinen tehtävän käsittelyn tila ei kopioidu, vaan uuden käsittely alkaa ”alusta”.

Toiminto helpottaa saman tyyppisinä toistuvien kirjausten tekemistä kun kaikkea ei tarvitse kirjoittaa uudestaan. Esimerkiksi 1. valmiste-erän tarkistetiedot voidaan ottaa toisen erän pohjaksi, jolloin käyttäjän tarvitsee vain päivittää muuttuneet tiedot. Tai tulee kaksi muutoin samanlaista huoltotarvetta, vain laite on eri.

Toiminnon käyttämisen jälkeen kirjaukset ovat kummatkin ihan erillisiä kirjauksia, eikä niiden välillä säily mitään linkkiä – toiminto siis laittaa vain samat kentät valmiiksi täytetyiksi. Jos tulet toisiin ajatuksiin, etkä tarvitsekaan pohjaa taikka uutta kirjausta, voit tyhjentää lomakkeen tallentamatta, jolloin mitään uutta kirjausta ei synny.

 

Tarkistuslistojen ajastukseen uusia vaihtoehtoja

Eri aikoina toistuvien rutiinien muistutuksien toteuttamiseen on nyt entistäkin kätevämmät ja monipuolisemmat toiminnot.

Tarkistuslista on luettelo tarkistettavia asioita. Tarkistuslistoja voi olla päiväkirjassa niin monta kuin tarvitaan ja ne voivat aktivoitua automaattisesti erilaisten toistumissääntöjen avulla.

Nyt näissä toistumissäännöissä voidaan käyttää myös numeerista, x ajan välein toistumista. Eli kun valitset toistumisen esimerkiksi viikoittain, voit edelleen tarkentaa, kuinka monen viikon välein se toistuu. Tämä mahdollistaa entistä kattavammin erilaisten toistumisvälien toteuttamisen.

Lisäksi tarkistuslistan aktivointitavaksi voidaan nyt valita No repeat – eli lista ei aktivoidu itsestään, vaan se käynnistetään tarpeen mukaan hallintapaneelin kautta. Tällainen tarkistuslista toimii eri tavoin kuin ajastetut – entinen ei sulkeudu uuden aktivoituessa, vaan listoja voi olla auki rinnakkain. Tämä mahdollistaa tarkistuslistojen käytön uuden tyyppisissä käyttötapauksissa; esimerkiksi remonttikohteen lopputarkastuksena, tuotteen läpikäyntinä ennen toimitusta jne.

Vuorovaikutteinen Intranet ja ratkaisun tärkeimmät valintaperusteet

Intranet-viestintä ennen ja nyt

Intranet käsitteenä on ollut olemassa 90-luvulta saakka ja elänyt monenlaisia vaiheita. Sen keskeinen tarkoitus on aina ollut yrityksen sisäinen viestintä ja sitä se on edelleenkin, vaikka muu sen ympärillä on kehittynyt valtavasti. Kuvaus pitää sisällään kaksi keskeistä piirrettä:

  • Sisäinen = Järjestelmään on pääsy vain yrityksen työntekijöillä.
  • Viestintä = Sen avulla kulkee tietoa ihmisiltä toisille.

Käytännön toteutuksia on nähty vuosien varrella monen tasoisia; Aikanaan intranet saattoi olla verkkolevy, kenties www-sivu, josta löytyi ruokalista ja johtajan blogi, ehkä sovellusportaali ja dokumenttivarastokin. Kehitystä on tapahtunut monella osa-alueella:

  • Yhdensuuntaisesta viestinnästä ihmisten väliseen
  • Julkaisualustasta kohti kaikkien yhteistä työvälinettä
  • Vain työasemalla käytettävästä mobiiliksi ja skaalautuvaksi

Intraneteissä on ollut tyypillisesti rajatut oikeudet ja jako sisällön tuottajiin ja lukijoihin. Nykyisin on alettu oivaltamaan, että kaikki työ sisältää myös vuorovaikutusta: Päivittäisessä työssämme tarvitsemme ja tuotamme sisältöä, teemme työtä sitten sorvin tai tietokoneen ääressä.

Vuorovaikutteinen Intranet

Parhaimmillaan intranet onkin vuorovaikutteinen väline eikä yksisuuntainen tiedotuslehti. Tämä onnistuu vain, jos käyttäjille on mahdollisuus osallistua. Ja olettaen, että kaikki eivät istu tietokoneen ääressä, on intranetin toimittava myös muualla kuin toimistossa. Tähän oivallisen mahdollisuuden tarjoavat älylaitteet, joten nykyaikainen Intranet skaalautuu kaikenkokoisille päätelaitteille.

Intranet -alustojakin on tarjolla erilaisiin ja eri kokoisiin tarpeisiin. Esimerkiksi SwingIO-tuotteemme soveltuu kevyeksi, mobiiliksi intranetiksi silloin, kun ei tarvita laajimpia intranetien toiminnallisuuksia. Palvelu on helppo käyttää koska sen toiminnot muistuttavat pitkälti sosiaalisen median palveluita, vaikkakin yrityksen ja työviestinnän näkökulmasta. Palvelu voidaan integroida osaksi yrityksen prosesseja ja työnohjausta, joten se parantaa tiedonkulkua, madaltaa kynnystä osallistua ja luo näin hyvinvointia koko työyhteisöön.

Toimistotyössä hyödynnetään usein laajempia kokonaisuuksia ns. työtiloja, joissa jaetaan sekä sisäisesti, että myös ulkoisen sidosryhmien kanssa tiedostoja, wiki-sivuja, blogeja, keskusteluja jne. Tähän tarpeeseen on olemassa valmisratkaisuja kuten IBM Connections ja Microsoft SharePoint sekä Atlassian Confluence.

Myös toimistotyössä suuntaus on nykyisin ns. Universal Intranettiin, jossa yhdistyy tieto (viestintä), yhteistyö (kollaboraatio) sekä sovellukset. Käyttöliittymä mukautuu käyttäjän roolin mukaan automaattisesti. Työpöytä näyttää sen käyttäjälle siis olennaista tietoa ja mahdollistaa taustajärjestelmien suoran käytön yhdestä liittymästä. Tällaista kokonaisuutta kutsutaan Digital Workplace Hubiksi. Yksi esimerkki sellaisen toteuttamisesta on uusi IBM Connections Engagement Center.

Intranet voi siis olla käsitteenä jo vanhentunut. Joku ratkaisu sisäiseen viestintään on kuitenkin hyvä olla olemassa – kutsuttiin sitä sitten millä nimellä tahansa. Ratkaisun valinnassa tärkeintä on käyttää maalaisjärkeä – jos tarpeet ovat yksinkertaiset, on niitä järjetöntä lähteä ratkaisemaan liian laajalla kokonaisuudella. Lopputuloksena on vain kallis lasku ja palvelu, jota kukaan ei käytä. Sama pätee toisinpäin; jos tarve on olemassa vuorovaikutteiselle työympäristölle, niin pelkkä HR:n julkaisualusta ei tällöin palvele tätä tarkoitusta.

Ratkaisun valinta

Kun vaihtoehdot on kartoitettu, seuraava ehdoton ominaisuus on helppokäyttöisyys – intranetin hyödyt tulevat viestinnän kautta eikä niitä voi saavuttaa käyttökelvottomalla ratkaisulla. Ja mitenkään muuten sitä ei voi todeta kuin kokeilemalla: Valitse hinta- ja laajuus huomioiden potentiaalisia vaihtoehtoja ja hanki testiversiot kokeiltavaksi. Testaa kaikkia ja anna sovellus käytettäväksi erilaisille käyttäjille, kysy kuinka luontevalta sen käyttö tuntui.

Viimeinen, mutta ei vähäisin valintaperuste on mobiilikäyttö – Testaa ratkaisua mobiililaitteella – skaalautuuko se järkevästi niin, että sitä voi oikeasti käyttää myös älypuhelimella. Tällöin intranetistä saatavat hyödyt lisääntyvät, kun sen käyttömahdollisuudet laajenevat.

Intranet -ratkaisun tärkeimmät valintaperusteet ovat siis

  1. tarpeeseen sopivuus,
  2. helppokäyttöisyys ja
  3. mobiilikäyttö.

Olkoonkin nämä kriteereinä tavallaan itsestään selvät, mutta jos näissä kaikissa onnistutaan, niin ei homma voi mennä pahasti metsään.