HACCP pähkinänkuoressa

HACCP on standardi. Standardi tarkoittaa määritelmää siitä, miten jokin asia tulisi tehdä. HACCP on määritelmä siitä, miten varmistetaan elintarvikkeen turvallisuus. Elintarvikkeen turvallisuus taas tarkoittaa sitä, että siinä ei ole mitään terveyttä vaarantavaa.

H – Hazard – Asia, joka vaarantaa elintarvikkeen turvallisuuden, esim. pilaantunut liha.

A – Analysis – Analysoiminen tarkoittaa asian, tässä tapauksessa elintarvikkeen tai siihen käytettävän raaka-aineen tarkkaa tutkailemista.

C – Critical – Jotkin vaiheet elintarvikkeen käsittelyssä ovat turvallisuuden kannalta kriittisempiä kuin toiset.

CP – Control point – Hallintapisteet ovat selkeitä vaiheita, joissa voidaan tehdä mitattava arvio turvallisuudesta ja tehdä toimenpiteitä tuloksen perusteella.

  1. Ensiksi tarvitsee siis määritellä prosessi, jonka elintarvike etenee raaka-aineesta valmiiksi tuotteeksi.
  2. Jokaiseen prosessin vaiheeseen liittyvät riskit arvioidaan ja niille etsitään hallintakeinot.
  3. Kriittinen hallintapiste – pisteille määritellään selkeä ohjeistus: JOS tämä asia poikkeaa TÄSTÄ raja-arvosta TÄMÄN verran niin toimitaan NÄIN.
  4. Poikkeamat kirjataan aina ylös! Siihen on kätevä käyttää mobiililaitteessa toimivaa sovellusta, kuten SwingIO, jolla voidaan kirjata poikkeama heti siellä missä se havaitaan ja liittää helposti myös kuva mukaan.

Avaimet aktiiviseen yhteisöön

Yhteisöllisen sovelluksen hyödyt saavutetaan vain, jos sitä käytetään yhdessä. Kun ratkaisuun on investoitu, kannattaa aktivoimiseen panostaa. Tässä jutussa kerromme muutaman tärkeimmän pointin, jotka on hyvä huomioida niin käyttöönotossa kuin sen jälkeenkin.

Vuorovaikutteisina sovelluksina pidetään nykyään kirjoa eri laajuisia ratkaisuja, joissa oleellista on, että kaikki osallistuvat ja ovat paitsi sisällön käyttäjiä, myös tuottajia. Työn viestinnästä tulee yhteinen asia, eikä vain kanava ylhäältä alaspäin.

Aina toimintatavan muutos ei onnistu sormia napsauttamalla – vanhat tavat elävät monesti sitkeinä ja kaikki eivät ole heti valmiita muutokseen. Tällöin ihmiset on motivoitava uuden järjestelmän käyttöön. Muista silloin seuraavat ohjeet:

  1. Kuuntele – Ota käyttäjien tarpeet huomioon järjestelmän valinnassa ja määrittelyssä, jotta se vastaa todellisiin tarpeisiin ja tilanteisiin.
  2. Myy – kerro käyttäjille miksi uusi työkalu otetaan käyttöön, mitä sillä halutaan saavuttaa ja mitä käyttäjiltä edellytetään.
  3. Ohjaa – Tee käyttökynnys mahdollisimman matalaksi: Aseta sovellus aloitussivuksi / kirjanmerkiksi ja varmista että avaaminen onnistuu ja tukea on saatavilla.
  4. Motivoi, eli anna hyvä syy – jokin tärkeä tieto tai toiminto täytyy vain uudesta järjestelmästä. Kun kutsut palaveriin, tee kutsu uudessa järjestelmässä ja jaa materiaalit siellä.
  5. Näytä esimerkkiä – Johdon läsnäolo ja esimerkin näyttäminen ovat tärkeimpiä onnistumisen edellytyksiä. Jos johto ei itse käytä työkalua, ei se motivoi alaisiakaan. Sen sijaan jos johto osallistuu aktiivisesti, kommentoi, kannustaa ja julkaisee, antaa se syyn muillekin – oma ääni tulee oikeasti kuulluksi.
  6. Integroi – ota työkalu monipuoliseen käyttöön, jotta sen toiminnot tulevat nopeasti tutuiksi kaikille.
  7. Kannusta – joskus pienet ‘tönäisyt’ ovat tarpeen; mainitse ei-aktiivinen käyttäjä kommentissa ja kysy jotain, anna onnistumisen elämyksiä.
  8. Palvele – Kaikista tärkeintä on, että käyttäjät kokevat työkalun ITSELLEEN hyödylliseksi, joten kannattaa aina kysyä, mitä käyttäjät oikeasti haluavat ja ottaa toiveet huomioon.

Käyttöönotto on tärkeää hoitaa hyvin, koska ensivaikutelma vaikuttaa paljon ja toista mahdollisuutta ei siihen anneta. Muista kuitenkin, että käyttöönotto on vasta alkusysäys, varmimmin hommassa mokataan jos nämä asiat unohdetaan heti alkuinnostuksen jälkeen 🙂

Vuorovaikutteinen Intranet ja ratkaisun tärkeimmät valintaperusteet

Intranet-viestintä ennen ja nyt

Intranet käsitteenä on ollut olemassa 90-luvulta saakka ja elänyt monenlaisia vaiheita. Sen keskeinen tarkoitus on aina ollut yrityksen sisäinen viestintä ja sitä se on edelleenkin, vaikka muu sen ympärillä on kehittynyt valtavasti. Kuvaus pitää sisällään kaksi keskeistä piirrettä:

  • Sisäinen = Järjestelmään on pääsy vain yrityksen työntekijöillä.
  • Viestintä = Sen avulla kulkee tietoa ihmisiltä toisille.

Käytännön toteutuksia on nähty vuosien varrella monen tasoisia; Aikanaan intranet saattoi olla verkkolevy, kenties www-sivu, josta löytyi ruokalista ja johtajan blogi, ehkä sovellusportaali ja dokumenttivarastokin. Kehitystä on tapahtunut monella osa-alueella:

  • Yhdensuuntaisesta viestinnästä ihmisten väliseen
  • Julkaisualustasta kohti kaikkien yhteistä työvälinettä
  • Vain työasemalla käytettävästä mobiiliksi ja skaalautuvaksi

Intraneteissä on ollut tyypillisesti rajatut oikeudet ja jako sisällön tuottajiin ja lukijoihin. Nykyisin on alettu oivaltamaan, että kaikki työ sisältää myös vuorovaikutusta: Päivittäisessä työssämme tarvitsemme ja tuotamme sisältöä, teemme työtä sitten sorvin tai tietokoneen ääressä.

Vuorovaikutteinen Intranet

Parhaimmillaan intranet onkin vuorovaikutteinen väline eikä yksisuuntainen tiedotuslehti. Tämä onnistuu vain, jos käyttäjille on mahdollisuus osallistua. Ja olettaen, että kaikki eivät istu tietokoneen ääressä, on intranetin toimittava myös muualla kuin toimistossa. Tähän oivallisen mahdollisuuden tarjoavat älylaitteet, joten nykyaikainen Intranet skaalautuu kaikenkokoisille päätelaitteille.

Intranet -alustojakin on tarjolla erilaisiin ja eri kokoisiin tarpeisiin. Esimerkiksi SwingIO-tuotteemme soveltuu kevyeksi, mobiiliksi intranetiksi silloin, kun ei tarvita laajimpia intranetien toiminnallisuuksia. Palvelu on helppo käyttää koska sen toiminnot muistuttavat pitkälti sosiaalisen median palveluita, vaikkakin yrityksen ja työviestinnän näkökulmasta. Palvelu voidaan integroida osaksi yrityksen prosesseja ja työnohjausta, joten se parantaa tiedonkulkua, madaltaa kynnystä osallistua ja luo näin hyvinvointia koko työyhteisöön.

Toimistotyössä hyödynnetään usein laajempia kokonaisuuksia ns. työtiloja, joissa jaetaan sekä sisäisesti, että myös ulkoisen sidosryhmien kanssa tiedostoja, wiki-sivuja, blogeja, keskusteluja jne. Tähän tarpeeseen on olemassa valmisratkaisuja kuten IBM Connections ja Microsoft SharePoint sekä Atlassian Confluence.

Myös toimistotyössä suuntaus on nykyisin ns. Universal Intranettiin, jossa yhdistyy tieto (viestintä), yhteistyö (kollaboraatio) sekä sovellukset. Käyttöliittymä mukautuu käyttäjän roolin mukaan automaattisesti. Työpöytä näyttää sen käyttäjälle siis olennaista tietoa ja mahdollistaa taustajärjestelmien suoran käytön yhdestä liittymästä. Tällaista kokonaisuutta kutsutaan Digital Workplace Hubiksi. Yksi esimerkki sellaisen toteuttamisesta on uusi IBM Connections Engagement Center.

Intranet voi siis olla käsitteenä jo vanhentunut. Joku ratkaisu sisäiseen viestintään on kuitenkin hyvä olla olemassa – kutsuttiin sitä sitten millä nimellä tahansa. Ratkaisun valinnassa tärkeintä on käyttää maalaisjärkeä – jos tarpeet ovat yksinkertaiset, on niitä järjetöntä lähteä ratkaisemaan liian laajalla kokonaisuudella. Lopputuloksena on vain kallis lasku ja palvelu, jota kukaan ei käytä. Sama pätee toisinpäin; jos tarve on olemassa vuorovaikutteiselle työympäristölle, niin pelkkä HR:n julkaisualusta ei tällöin palvele tätä tarkoitusta.

Ratkaisun valinta

Kun vaihtoehdot on kartoitettu, seuraava ehdoton ominaisuus on helppokäyttöisyys – intranetin hyödyt tulevat viestinnän kautta eikä niitä voi saavuttaa käyttökelvottomalla ratkaisulla. Ja mitenkään muuten sitä ei voi todeta kuin kokeilemalla: Valitse hinta- ja laajuus huomioiden potentiaalisia vaihtoehtoja ja hanki testiversiot kokeiltavaksi. Testaa kaikkia ja anna sovellus käytettäväksi erilaisille käyttäjille, kysy kuinka luontevalta sen käyttö tuntui.

Viimeinen, mutta ei vähäisin valintaperuste on mobiilikäyttö – Testaa ratkaisua mobiililaitteella – skaalautuuko se järkevästi niin, että sitä voi oikeasti käyttää myös älypuhelimella. Tällöin intranetistä saatavat hyödyt lisääntyvät, kun sen käyttömahdollisuudet laajenevat.

Intranet -ratkaisun tärkeimmät valintaperusteet ovat siis

  1. tarpeeseen sopivuus,
  2. helppokäyttöisyys ja
  3. mobiilikäyttö.

Olkoonkin nämä kriteereinä tavallaan itsestään selvät, mutta jos näissä kaikissa onnistutaan, niin ei homma voi mennä pahasti metsään.