Kevään kootut SwingIO -käyttövinkit

Tämänkertaisen blogijutun sisältö on suunnattu SwingIO-palvelun käyttäjille.  Palvelu tehostaa tiedonkulkua monenlaisissa yrityksissä ja päiväkirjat suunnitellaan aina asiakkaan tarpeiden mukaan käyttöönoton yhteydessä. Käytön myötä saattaa tulla esille kehitysideoita ja ihan uusia käyttötarpeita. Usein saattaa kuitenkin unohtua, että palvelua on helppo muokata myös jälkeenpäin ja ottaa esimerkiksi käyttöön uusia ominaisuuksia.

Uusien kirjaustyyppien käyttöönotto

Onko matkan varrella tullut mieleen uusia sovellustarpeita? SwingIO:n käytön EI tarvitse rajoittua niihin juttuihin, joihin se alkuun otettiin käyttöön, vaan se mahdollistaa monia käyttötapoja samalla hinnalla. Uusien kirjaustyyppien tekeminen on helppoa. Hallintapaneelin ohjeesta löydät lisätietoa, tai ota yhteyttä niin suunnitellaan lomakkeet yhdessä.

Profiilikuvat

Muistuta käyttäjiä päivittämään itselleen profiilikuva. Välillä näkee päiväkirjoja, joissa on vain harmaita naamoja. Itse uskon, että viestintään tulee ihan uudenlainen inhimillinen tekijä kun jokaista käyttäjää ilmentää jokin kuvallinen ilmaisu. Se voi olla kasvokuvan sijasta ihan hyvin vaikka harrastukseen liittyvä, tai yhteistunnusten osalta jokin tunnuksen käyttötapaa ilmentävä kuva. Profiilikuva on helppo napata vaikka puhelimen kameralla, klikkaat vain Omat asetukset, sieltä Vaihda profiilikuva ja sitten tökkäät kamera-painiketta.

Toistuvat tehtävät

Toistuvat tehtävät tarkistuslistaksi – Tarkistuslistassa ei tarvitse aina olla montaa tarkistettavaa kohtaa, vaan joskus yksikin riittää. Voit varmistaa, että säännöllisesti toistuvat asiat tulevat tehtävälistalle automaattisesti silloin kun niiden aika on. Itse olen esimerkiksi ajoittanut Facebook- päivitykset toistumaan viikottain, jotta muistan aina ottaa uuden julkaisun työn alle.

Otsikkotekstien mukauttaminen

Eikö tehtävälistalla ole tarpeeksi tietoa tehtävistä? Joskus tärkeä informaatio, esimerkiksi projekti- tai tuotenumero on omassa kentässään kirjauksella eikä näy listalla. Ei hätää – sen saa näkyviin sinne, niin kuin minkä tahansa muunkin tiedon kirjauksesta. Ota yhteyttä niin säädetään tiedot näkyviin, käyttötuki auttaa pienissä muutoksissa ilman erillistä kustannusta.

Viestintä ja tiedonvaihto vuorotyössä

Vuorotyön ikuinen haaste lienee työssä tarvittavan tiedon siirtäminen sujuvasti vuorolta toiselle. Joskus eri vuorojen työntekijät ovat osan aikaa samaan aikaan paikan päällä, jolloin tässä ajassa pitää muistaa kertoa kaikki oleellinen, ettei vaan mitään unohdu. Aina tapaaminen ei ole mahdollista, vaan seuraava vuoro aloittaa vasta edellisen jälkeen.

Usein vuoron aikana tulee tilanteita ja poikkeuksia, joista seuraavan vuoron on hyvä tietää. Alasta riippuen se voi olla kiireelliseksi muuttunut asiakastilaus, viallinen paistouuni, ei ehditty valmistaa tarpeeksi tuotetta sairastapauksen vuoksi jne. Ainahan jotain sattuu ja tapahtuu – Mutta miten se viestitään saumattomasti ja sujuvasti? Ainakin seuraaviin ratkaisuihin olemme törmänneet:

  • Post-it lappujen liimaaminen sinne, missä huomioitava asia sijaitsee
  • Vihkot ja valkotaulut
  • Soitteleminen puhelimella

Kaikilla näillä on omat hyvät ja huonot puolensa. Yksi hankaluus ainakin on kaikissa: et voi varmistua siitä, että tieto tavoittaa kaikki tarvittavat henkilöt, etkä välttämättä saa tietää kenet tieto on oikeasti tavoittanut.

Tiedonkulun katkoksilla voi olla monenlaisia ikäviä seurauksia. Usein ne saattavat heijastua suoraan asiakkaalle viivästyksinä taikka puuttuvina tai vääränlaisina tuotteina. Toinen tyypillinen harmi on erilainen materiaalihävikki. Kaikista ikävimpiä ovat tietenkin ihmisten terveyteen ja turvallisuuteen kohdistuvat; ei tiedetty vaarallisesti rikkoontuneesta laitteen osasta, liiaksi kuumenevasta uunista tai muusta vastaavasta.

Vuorojen väliseen viestinvaihtoon kannattaa siis panostaa. Paitsi välttääkseen edellä mainittuja harmeja, niin myös siksi, että monia asioita pystytään tehostamaan kun tieto kulkee. Ideat ja ehdotukset, mitä toinen vuoro voisi tehdä toisin, jotta seuraavan työ tehostuisi, ovat tyypillisiä viestejä vuorotyötä tekevien SwingIO-käyttäjien keskuudessa. Vuoron tapahtumat -tyyppisten merkintöjen lisäksi jaetaan hyviä käytäntöjä ja esitetään pyyntöjä edelliselle vuorolle asioista, jotka kenties työllistävät kohtuuttomasti seuraavaa.

Vanhat konstit kannattaa päivittää uusiin: Tarkoitukseen sopivia välineitä löytyy ihan ilmaisista (esim. WhatsApp) osittain ilmaisiin (esim. Slack, tai monday). Jos tietoa halutaan talteen jatkokäsittelyä varten, kannattaa valita ratkaisu, jossa on mukautettavia lomakkeita ja mahdollisuus tiedon etsimiseen (esim. SwingIO, Office 365). Osa työkaluista keskittyy tehtävienhallintaan, osa sisäiseen viestintään, lomakesovellukset taas monesti keskittyvät vain lomakkeisiin. SwingIO yhdistää näitä kaikkia eri tavalla kuin mikään muu ratkaisu. Pääasia on tunnistaa oman työyhteisön viestinnän tarpeet ja löytää niihin soveltuvin ratkaisu.

Konepaja digiaikaan – 3 yleistä harhaluuloa, jotka voit heittää romukoppaan

Väite1:

Hyvin on tultu toimeen ilmankin

Digitalisaatio tulee muuttamaan koko yrityskenttää kaikkialla maailmassa. Sitä tosiasiaa ei voi kukaan muuttaa, eikä yhdelläkään yrityksellä ole pitkällä tähtäimellä varaa jäädä kelkasta kokonaan. Siksi kannattaa ainakin tutustua aiheeseen ja aloittaa pienillä askelilla. Ei pienen konepajan kannata välttämättä lähteä ottamaan isoja riskejä investoimalla liian monimutkaisiin ratkaisuihin, vaan maalaisjärkeä kannattaa käyttää. Jo pienikin laadun tai tehokkuuden parannus tuo etuja kilpailijoihin nähden. Pääasia on, että ei jämähdä paikalleen, vaan on intoa ja tahtoa kehittää toimintaa.

Väite2:

Vaatii ihan liian isot investoinnit meidän kokoiselle yritykselle

10 vuotta sitten tämä väite saattoi vielä olla perusteltu, mutta ei enää tänä päivänä. Pilvipalvelut ovat jo pitkään mahdollistaneet käyttäjämäärään perustuvan hinnoittelun, jolloin isoja laiteinvestointeja ei tarvita.

Älypuhelimet ovat kehittyneet siihen pisteeseen, että miltei jokaisella työntekijällä, jolla on käytössään puhelin, on samalla myös päätelaite olemassa. Monille toimialoille ja tarpeisiin on olemassa kevyitä ja helppokäyttöisiä ratkaisuita, joten pitkiä käyttöönottoprojekteja ja käsistä karkaavia kustannuksia on turha pelätä. Kiinni digitalisaation hyötyihin pääsee minimaalisillakin investoinneilla, tarvitaan vain halua laittaa pyörät pyörimään. Liikkeelle pääsee jopa ilmaisten sovellusten avulla.

Väite 3:

Ei meidän työntekijät kuitenkaan opi käyttämään mitään mobiilisovelluksia

Itse olen useamman kerran yllättynyt positiivisesti, kun SwingIO-käyttöönotossa on juuri tällaista asennetta ollut ilmassa, mutta siitä huolimatta kirjauksia on alkanut syntymään ja sovellus on otettu hienosti haltuun.

Vaadi sovellukselta helppokäyttöisyyttä, niin kynnys sen käyttämiseen pienenee merkittävästi. Suuri osa ihmisistä kuitenkin käyttää älypuhelimella jo joitakin sovelluksia ja kun työsovelluksessa hyödynnetään sosiaalisesta mediasta tuttua intuitiivista käyttöliittymää, niin kynnys käyttämiseen madaltuu. Ei kannata aliarvioida oman henkilöstön oppimiskykyä. Sitä paitsi uuden oppiminen pitää ihmisen vireänä ja antaa onnistumisen elämyksiä.

Tutustu vaikka SwingIO-palveluun, sitä osaavat todistetusti käyttää niin hitsaajat, leipurit kuin huoltohenkilötkin 🙂

Mihin SwingIO-palvelua käytetään?

Kokosimme muutamia mielenkiintoisia tilastotietoja siitä, mihin ja miten asiakkaamme käyttävät SwingIO-palvelua. Ne osoittavat hyvin sen, miten mukautuvasta sovelluksesta onkaan kyse kun toimialojakin on saman tuotteen käyttäjissä hyvin monenkirjava joukko. Myös käyttöaste vaihtelee yli 2000 kirjauksen kuukausitahdista pariin kirjaukseen kuussa.

Yleisimmin käytössä on 1 päiväkirja. Kirjaustyyppejä on yleensä käytössä ainakin 4, enimmillään jopa 21 erilaista. Niissä käytetään itse määriteltyjä tietokenttiä, joita on vähintään 4 per asiakas, enimmillään kuitenkin jopa 141 erilaista! Esimerkiksi alla olevassa Huoltopyyntö -esimerkkikirjauksessa on omia kenttiä 3: Huoltotyyppi, Laite sekä Paikka.

Esimerkki huoltopyynnöstä SwingIO-palvelussa

Kehitysidea ja Laatuhavainto ovat useimmin käytetyt kirjaustyypin nimet. Myös erilaiset Poikkeamat sekä Huoltopyyntö, Reklamaatio, Asiakaspalaute, Aloite ja Muistio ovat monella käytössä.

Toimialoista elintarvikeala ja metalliteollisuus nousevat selkeästi esille, mutta rinnalla on kirjava joukko monenlaista muutakin teollisuutta ja tuotantoa, joissa mukana myöskin palveluliiketoimintaa.

Missä osa-alueella teidän yrityksessänne on tiedonkulussa parantamisen varaa? Jos kiinnostuit uudenlaisesta tavasta viestiä ja kerätä tietoa, kurkkaa SwingIO-sivut ja varaa vaikka esittely niin kerromme lisää.

5 S menetelmä – Miten SwingIO auttaa sen toteuttamisessa?

5 S on tapa organisoida työpaikka ja ylläpitää järjestystä. Menetelmä on kehitetty autoteollisuudessa, yleisen käsityksen mukaan Japanissa, joskin saattoipa olla Henry Ford, joka käytti hyvin samantyyppistä ohjeistoa jo aikaisemmin. Oli miten oli, menetelmä on yksinkertainen 5-kohtainen säännöstö työpaikkojen organisointiin. Tavoitteena on kasvattaa tuottavuutta välttämällä tuhlaamista sekä parantamalla laatua ja turvallisuutta. Näitä tukemaan luodaan visuaalisesti selkeä ja miellyttävä ympäristö, jossa kaikelle on paikkansa.

SwingIO toimii asiakkaillamme monella tapaa laadun ja turvallisuuden työvälineenä. Monet ovat myös oivaltaneet sen sopivan hyvin 5 S periaatteiden noudattamiseen. Tässä jutussa käydään läpi 5 S – menetelmän 5 s-kirjaimella (Japaniksi) alkavaa periaatetta ja vinkkejä siihen, miten eri periaatteiden toteutumista SwingIO voi edesauttaa.

  • Seiri / Sorteeraus. Poistetaan työpaikalta tarpeettomat tavarat.

Luo 5 S – poikkeamaa varten kirjaustyyppi, jonka kentissä yksilöidään kohde riittävän tarkasti. Aseta se menemään tietyn tiimin vastuulle automaattisesti niin asiat ei jää roikkumaan.

  • Seiton /  Systematisointi. Pyritään löytämään hyviä varastointi-menetelmiä. Näitä voi olla esimerkiksi lattioiden maalaus.

Sovittu menetelmä on hyvä dokumentoida niin, että tieto löytyy helposti. Tee kuvitettu ohje kirjaukseksi ja kiinnitä se ilmoitustaululle niin se löytyy aina nopeasti.

  • Seiso / Siivous. Työpaikan päivittäinen siivous.

Tee siivous- ja järjestysrutiineista toistuvia tehtäviä tarkistuslistojen avulla ja aseta ne oikeiden tiimien vastuulle.

  • Seiketsu / Standardisointi. Standardoidaan työpaikan parhaat käytännöt yhdessä työntekijöiden kanssa.

SwingIO:n avulla on hyvä kerätä kehitysideoita ja viestiä käytäntöjen toteutuksesta. Paras tieto saadaan sieltä missä työ oikeasti tehdään. SwingIO toimii sekä poikkeamien että kehitysideoiden tallennuspaikkana ja niistä voidaan keskustella ja viestiä kuvien kanssa työn keskeltä ja niin, että kaikki pysyvät tilanteen tasalla.

  • Sustain – (Shitsuke)- Seuranta. Pidetään huolta siitä, että sovittuja menetelmiä noudatetaan

Myös tähän auttaa kaikenlaisten poikkeamien raportointi SwingIO:n avulla kuvan kanssa ja niin, että asian hoitaminen menee automaattisesti tehtävälistalle. Hakuun voidaan tallentaa valmis haku kaikille 5 S kirjauksille ja vaikkapa avoimille 5 S tehtäville. Kukin työntekijä taas näkee omalla tehtävälistallaan itselle asetetut tehtävät.

Jos teidän yrityksessänne ei vielä ole SwingIO-palvelua käytössä, niin varaa esittely niin kerromme lisää. Opastamme mielellämme myös olemassaoleville asiakkaillemme uusia tapoja hyödyntää palvelua!