Suorituskykyä ja mukautuvuutta SwingIO:n päivityksissä

Syyskauden SwingIO-päivityksissä ovat teemoina suorituskyky ja mukautuvuus. Lokakuun päivitys toi näkyvänä uudistuksena huiman parannuksen päiväkirjojen latautumisnopeuteen. Seuraavassa keskitymmekin taas asiakastoiveisiin, kuten kirjauksen tulostamiseen. Pian SwingIO saa myös kauan toivotun ominaisuuden: yrityksen logon lisäyksen, väriteemat sekä fonttien vaihdokset!

Sovelluksen yläpalkissa Päiväkirjan nimen vieressä näkyy tällä hetkellä SwingIOn logo. Eihän sinne kuitenkaan SwingIO juuri postaile, vaan sinä ja työkaverisi! Pian voit siis nähdä oman firmanne logon pienkuvana yläpalkissa.

Väriteemoilla saa helposti personoitua SwingIOn vaikkapa oman firman väreihin sopivaksi. Mikäli yrityksessäsi on käytössä useampi Päiväkirja eri aiheille tai osastoille, eri väriteemojen avulla on myös silmän helppo erottaa, mitä Päiväkirjaa tarkastelet milläkin hetkellä. Väriteeman vaihdos muuttaa taustavärin lisäksi mm. kalenterin teemavärin, ilmoitustaulun nastat ja postausten linkkien värit teemaan sopiviksi. Päivityksen myötä myös fontteja voi vaihdella.

Sitä paitsi, kukapa ei tykkäisi pienestä pirteästä vaihtelusta? Mieli virkistyy, kun työympäristön seinät maalaa uudella värillä – oli työympäristösi sitten virtuaalitoimisto tai Technopoliksen nurkkaus!

Nämä ominaisuudet tulevat käyttöön Admin-oikeuden käyttäjille muokattavaksi. Ilmoitamme siitäkin täällä blogissamme ja somessa! Muista siis seurata meitä ihan uusissa SwingIO:n omissa some-kanavissa:

https://www.facebook.com/swingionews/

https://twitter.com/SwingIONews

Väriä ja hymyä elämään!

Janita ja Venla / SwingIO-tiimi

Syyskuun SwingIO-päivitys: Uusi kätevä kopiointi ja uudistuksia tarkistuslistoihin

SwingIO-palvelumme päivittyi 21.9. ja mukana tuli taas uusia asiakkaidemme toivomia ominaisuuksia. Tässä jutussa kerrotaan niistä olennaisimmat.

Mahdollisuus kopioida kirjaus uuden pohjaksi

Kun avaat olemassa olevan kirjauksen, on Menu -painikkeen takana nyt uusi toiminto: Käytä pohjana. Tämä luo kokonaan uuden kirjauksen, ottaen pohjaksi avatun kirjauksen kaikkien kenttien arvot. Ainoastaan pää-sisältökentän (Body) sisältöä ja mahdollisia liitteitä ei kopioida. Myöskään mahdollinen tehtävän käsittelyn tila ei kopioidu, vaan uuden käsittely alkaa ”alusta”.

Toiminto helpottaa saman tyyppisinä toistuvien kirjausten tekemistä kun kaikkea ei tarvitse kirjoittaa uudestaan. Esimerkiksi 1. valmiste-erän tarkistetiedot voidaan ottaa toisen erän pohjaksi, jolloin käyttäjän tarvitsee vain päivittää muuttuneet tiedot. Tai tulee kaksi muutoin samanlaista huoltotarvetta, vain laite on eri.

Toiminnon käyttämisen jälkeen kirjaukset ovat kummatkin ihan erillisiä kirjauksia, eikä niiden välillä säily mitään linkkiä – toiminto siis laittaa vain samat kentät valmiiksi täytetyiksi. Jos tulet toisiin ajatuksiin, etkä tarvitsekaan pohjaa taikka uutta kirjausta, voit tyhjentää lomakkeen tallentamatta, jolloin mitään uutta kirjausta ei synny.

 

Tarkistuslistojen ajastukseen uusia vaihtoehtoja

Eri aikoina toistuvien rutiinien muistutuksien toteuttamiseen on nyt entistäkin kätevämmät ja monipuolisemmat toiminnot.

Tarkistuslista on luettelo tarkistettavia asioita. Tarkistuslistoja voi olla päiväkirjassa niin monta kuin tarvitaan ja ne voivat aktivoitua automaattisesti erilaisten toistumissääntöjen avulla.

Nyt näissä toistumissäännöissä voidaan käyttää myös numeerista, x ajan välein toistumista. Eli kun valitset toistumisen esimerkiksi viikoittain, voit edelleen tarkentaa, kuinka monen viikon välein se toistuu. Tämä mahdollistaa entistä kattavammin erilaisten toistumisvälien toteuttamisen.

Lisäksi tarkistuslistan aktivointitavaksi voidaan nyt valita No repeat – eli lista ei aktivoidu itsestään, vaan se käynnistetään tarpeen mukaan hallintapaneelin kautta. Tällainen tarkistuslista toimii eri tavoin kuin ajastetut – entinen ei sulkeudu uuden aktivoituessa, vaan listoja voi olla auki rinnakkain. Tämä mahdollistaa tarkistuslistojen käytön uuden tyyppisissä käyttötapauksissa; esimerkiksi remonttikohteen lopputarkastuksena, tuotteen läpikäyntinä ennen toimitusta jne.

Vuorovaikutteinen Intranet ja ratkaisun tärkeimmät valintaperusteet

Intranet-viestintä ennen ja nyt

Intranet käsitteenä on ollut olemassa 90-luvulta saakka ja elänyt monenlaisia vaiheita. Sen keskeinen tarkoitus on aina ollut yrityksen sisäinen viestintä ja sitä se on edelleenkin, vaikka muu sen ympärillä on kehittynyt valtavasti. Kuvaus pitää sisällään kaksi keskeistä piirrettä:

  • Sisäinen = Järjestelmään on pääsy vain yrityksen työntekijöillä.
  • Viestintä = Sen avulla kulkee tietoa ihmisiltä toisille.

Käytännön toteutuksia on nähty vuosien varrella monen tasoisia; Aikanaan intranet saattoi olla verkkolevy, kenties www-sivu, josta löytyi ruokalista ja johtajan blogi, ehkä sovellusportaali ja dokumenttivarastokin. Kehitystä on tapahtunut monella osa-alueella:

  • Yhdensuuntaisesta viestinnästä ihmisten väliseen
  • Julkaisualustasta kohti kaikkien yhteistä työvälinettä
  • Vain työasemalla käytettävästä mobiiliksi ja skaalautuvaksi

Intraneteissä on ollut tyypillisesti rajatut oikeudet ja jako sisällön tuottajiin ja lukijoihin. Nykyisin on alettu oivaltamaan, että kaikki työ sisältää myös vuorovaikutusta: Päivittäisessä työssämme tarvitsemme ja tuotamme sisältöä, teemme työtä sitten sorvin tai tietokoneen ääressä.

Vuorovaikutteinen Intranet

Parhaimmillaan intranet onkin vuorovaikutteinen väline eikä yksisuuntainen tiedotuslehti. Tämä onnistuu vain, jos käyttäjille on mahdollisuus osallistua. Ja olettaen, että kaikki eivät istu tietokoneen ääressä, on intranetin toimittava myös muualla kuin toimistossa. Tähän oivallisen mahdollisuuden tarjoavat älylaitteet, joten nykyaikainen Intranet skaalautuu kaikenkokoisille päätelaitteille.

Intranet -alustojakin on tarjolla erilaisiin ja eri kokoisiin tarpeisiin. Esimerkiksi SwingIO-tuotteemme soveltuu kevyeksi, mobiiliksi intranetiksi silloin, kun ei tarvita laajimpia intranetien toiminnallisuuksia. Palvelu on helppo käyttää koska sen toiminnot muistuttavat pitkälti sosiaalisen median palveluita, vaikkakin yrityksen ja työviestinnän näkökulmasta. Palvelu voidaan integroida osaksi yrityksen prosesseja ja työnohjausta, joten se parantaa tiedonkulkua, madaltaa kynnystä osallistua ja luo näin hyvinvointia koko työyhteisöön.

Toimistotyössä hyödynnetään usein laajempia kokonaisuuksia ns. työtiloja, joissa jaetaan sekä sisäisesti, että myös ulkoisen sidosryhmien kanssa tiedostoja, wiki-sivuja, blogeja, keskusteluja jne. Tähän tarpeeseen on olemassa valmisratkaisuja kuten IBM Connections ja Microsoft SharePoint sekä Atlassian Confluence.

Myös toimistotyössä suuntaus on nykyisin ns. Universal Intranettiin, jossa yhdistyy tieto (viestintä), yhteistyö (kollaboraatio) sekä sovellukset. Käyttöliittymä mukautuu käyttäjän roolin mukaan automaattisesti. Työpöytä näyttää sen käyttäjälle siis olennaista tietoa ja mahdollistaa taustajärjestelmien suoran käytön yhdestä liittymästä. Tällaista kokonaisuutta kutsutaan Digital Workplace Hubiksi. Yksi esimerkki sellaisen toteuttamisesta on uusi IBM Connections Engagement Center.

Intranet voi siis olla käsitteenä jo vanhentunut. Joku ratkaisu sisäiseen viestintään on kuitenkin hyvä olla olemassa – kutsuttiin sitä sitten millä nimellä tahansa. Ratkaisun valinnassa tärkeintä on käyttää maalaisjärkeä – jos tarpeet ovat yksinkertaiset, on niitä järjetöntä lähteä ratkaisemaan liian laajalla kokonaisuudella. Lopputuloksena on vain kallis lasku ja palvelu, jota kukaan ei käytä. Sama pätee toisinpäin; jos tarve on olemassa vuorovaikutteiselle työympäristölle, niin pelkkä HR:n julkaisualusta ei tällöin palvele tätä tarkoitusta.

Ratkaisun valinta

Kun vaihtoehdot on kartoitettu, seuraava ehdoton ominaisuus on helppokäyttöisyys – intranetin hyödyt tulevat viestinnän kautta eikä niitä voi saavuttaa käyttökelvottomalla ratkaisulla. Ja mitenkään muuten sitä ei voi todeta kuin kokeilemalla: Valitse hinta- ja laajuus huomioiden potentiaalisia vaihtoehtoja ja hanki testiversiot kokeiltavaksi. Testaa kaikkia ja anna sovellus käytettäväksi erilaisille käyttäjille, kysy kuinka luontevalta sen käyttö tuntui.

Viimeinen, mutta ei vähäisin valintaperuste on mobiilikäyttö – Testaa ratkaisua mobiililaitteella – skaalautuuko se järkevästi niin, että sitä voi oikeasti käyttää myös älypuhelimella. Tällöin intranetistä saatavat hyödyt lisääntyvät, kun sen käyttömahdollisuudet laajenevat.

Intranet -ratkaisun tärkeimmät valintaperusteet ovat siis

  1. tarpeeseen sopivuus,
  2. helppokäyttöisyys ja
  3. mobiilikäyttö.

Olkoonkin nämä kriteereinä tavallaan itsestään selvät, mutta jos näissä kaikissa onnistutaan, niin ei homma voi mennä pahasti metsään.

Laatu lähtee sinusta

Laatukeskuksen järjestämä laatupäivät pidettiin toukokuussa Turussa ja sieltä jäi mieleen kaksi palkittua yritystä. Botnia Mill Service, joka oli Suomen vuoden 2016 laatupalkinnon -voittaja sekä kansainvälisen laatupalkinnon voittaja Volvo Trucks. Mitä nämä kaksi yritystä teki toisin kuin muut yritykset?

Botnian teollisuuden kunnossapidossa oli huomioitu kolme asiaa:

  1. Johtaminen, avoimuus ja viestintä
  2. Asiakaslähtöinen ajattelu, kilpailukykyinen ja osaava henkilöstö, jossa viesti kulkee ”ylhäältä alas ja alhaalta ylös”.
  3. Uudistuminen ja uusien teknologioiden hyödyntäminen (IoT ja mobiiliteknologian hyödyntäminen)

Ruotsalainen Volvo Trucks tarvitsi laatuun kuusi tukijalkaa:

  1. Uteliaisuus ja avoimuus
  2. Yhteistyötä ja monipuolisuutta
  3. Asioiden tarkennusta ja kokonaisvaltaista näkökulmaa
  4. Analytiikka – käytä dataa ja hallitsee monimutkaisuutta
  5. Ongelmanratkaisun ajattelutapa – ole luova, käytännöllinen ja toista asioita – epäonnistuminen on oppimista
  6. The only way to do it is to DO IT!

Ainut tapa päästä eteenpäin on siis tehdä asioille jotain. Netwell on tukenasi kun päätät ottaa askelia laadun parantamiseen ja reklamaatioiden vähentämiseen.

Älylaitteet laatutyön tukena – Lataa ilmainen opas

Nyt on kuitenkin aika kerätä voimia kesälomien muodossa ja palata töihin uusin voimin ja ajatuksin – just do it!

Reklamaatioiden vähentäminen älylaitteiden avulla

Mitä parempi laatu, sitä tyytyväisemmät asiakkaat ja vähemmän reklamaatioita. Jos reklamaatioita tulee, on ne hoidettava niin hyvin, että asiakas pysyy tyytyväisenä asiakkaana. Ja jotta vastaavat viat vältetään jatkossa, on vian aiheuttaja selvitettävä. Parempi tietenkin jos vika huomataan jo tuotannossa ja asia jää sisäisen poikkeaman tasolle sen sijaan, että se päätyy asiakkaalle asti.

Eli suunnitellaan ja toteutetaan, arvioidaan mitä on saatu aikaan ja kehitetään ja kehitytään niin, että ensi kerralla tehdään vielä paremmin. Tätä kutsutaan laadun parantamiseksi, laatutyöksi tai laatutoiminnaksi.

Termien viidakossa saattaa mennä hämilleen, mutta perusta ISO-9000-sarjan laadunhallintajärjestelmästandardille sisältää kuitenkin ihan konkreettisia kohtia vaikka nimi kuulostaakin monimutkaiselta.

Suomen Standardisoimisliitto SFS on koonnut seitsemän kohdan ohjeet, joiden avulla yritys voi parantaa suorituskykyään. Ne eivät onneksi ole mitään rakettitiedettä vaan ihan konkreettisia ohjeita, jotka mikä tahansa yritys voi omaksua osaksi toimintatapojaan. Tässä jutussa tuodaan ohjeiden rinnalle muutamia käytännön vinkkejä niiden soveltamiseen älypuhelimilla ja tableteilla – lataa koko opas jos haluat tutustua aiheeseen tarkemmin.

1 Asiakaskeskeisyys

”Laadunhallinnan ensisijainen tavoite on täyttää asiakkai­den vaatimukset ja pyrkiä ylittämään asiakkaiden odo­tukset…”

Asiakaspalautteiden, poikkeamien ja reklamaatioiden käsittelyyn on oltava niin hyvät järjestelmät, että asiakas saa aina parasta palvelua. Erilaisilla viestintäsovelluksilla taas voidaan taata asiakastuen saatavuus joka tilanteessa. Näiden on etenkin liikkuvassa työssä erityisen tärkeää olla käytettävissä nopeasti ja helposti missä ja milloin tahansa.

2 Johtajuus

”Organisaation ylin johto määrittelee organisaatiolle yhteisen tarkoituksen ja suunnan…”

Intranetit nähdään usein juurikin johdon viestintäkanavana henkilöstölle. Vielä paremmat olosuhteet yhteisten tavoitteiden saavuttamiseen saadaan kun intranet toimii molempiin suuntiin ja siellä on aidosti sosiaalisia ominaisuuksia niin, että jokaisella on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa. Työpaikoilla, jossa kaikki eivät istu työasemakoneiden ääressä, on intranetin mobiilisuus tärkeää – pelkät infotaulut kun viestivät kuitenkin vain yhteen suuntaan.

3 Ihmisten täysipainoinen osallistuminen

”Kun kaikilla organisaation eri tasoilla olevilla ihmisillä on tarvittava pätevyys ja mahdollisuus vaikuttaa ja kun he osallistuvat täysipainoisesti, organisaatiolla on parempi kyky luoda ja tuottaa…”

Laadun parantaminen on systemaattista toimintaa ja siihen pitää olla kaikilla työntekijöillä mahdollisuus ja velvollisuuskin osallistua. Nykyään sovelluksia voidaan käyttää työasemakoneiden sijasta myös älylaitteilla, tämä mahdollistaa hyödyllisten työnkulun ja viestinnän sovelluksien käytön työn tekopaikasta riippumatta. Sovellusten tuominen kaikkien käyttöön edistää osallistumista ja sitoutumista – esimerkiksi älypuhelimilla toimiva laatuhavaintojen kirjaaminen tuo laatutyön osaksi jokaisen työntekijän toimenkuvaa.

4 Prosessimainen toimintamalli

”Johdonmukaiset ja ennustettavissa olevat tulokset saavutetaan vaikuttavammin ja tehokkaammin, kun toimintoja käsitellään ja hallitaan toisiinsa liittyvinä prosesseina, jotka toimivat yhtenäisenä järjestelmänä…”

Prosessimaista toimintaa on huomattavasti helpompi hallita ja ylläpitää kun käytössä on sitä tukeva ja tarkoitukseen soveltuva järjestelmä. Usein sellaisena toimii toiminnanohjaus (ERP) ja parhaimmillaan se kattaa kaikki olennaiset osa-alueet ja auttaa myös eri toimintojen välisessä viestinnässä. Osassa ERP-järjestelmiä on olemassa myös mobiilissa toimivia osioita. Jos mobiilit toiminnot ovat joiltain osin puutteelliset, voidaan rinnalla käyttää erilaisia kevyempiä työnkulun sovelluksia.

5 Parantaminen

”Parantaminen on keskeinen osa menestyvien organisaatioiden toimintaa…”

Jotta voidaan parantaa, täytyy ensiksi tunnistaa kohdat, joissa on parannettavaa. Tätä varten on oltava toimintamalli poikkeamien, kehittämiskohteiden ja muiden havaintojen kirjaamiselle ja niiden jatkokäsittelylle. Kirjaamisen on oltava riittävän helppoa, jotta se tulee tehtyä – tunnistamatonta puutetta on vaikea korjata. Jatkuva parantaminen edellyttää paitsi parannettavien kohteiden tunnistamista, myös sitä, että parannetut toimintamallit suunnitellaan hyvin ja vakiinnutetaan käytäntöön.

6 Näyttöön perustuva päätöksenteko

”Datan ja informaation analysointiin ja arviointiin perustuvat päätökset tuottavat todennäköisemmin haluttuja tuloksia…”

Analytiikka eri järjestelmien datasta ei ole onneksi enää mikään suuryritysten etuoikeus, tarjolla on sovelluksia, joilla pääsee alkuun edullisesti, ellei jopa ilmaiseksi. Useat pk-yrityksille suunnatutkin sovellukset tarjoavat rajapintoja datan hakemiseen. Analytiikan rakentaminen vaatii yleensä työasemakonetta ja erityisosaamista, mutta tulosraportteja on monissa sovelluksissa mahdollista tarkastella myös esim. älypuhelimella. Yhdistämällä tietoa eri sovelluksista voidaan todellakin oivaltaa sellaisia asioiden riippuvuuksia mitä voisi muuten olla lähes mahdoton tunnistaa, ja puhelimen tai tabletin avulla se onnistuu vaikka lentokentällä odotellessa.

7 Suhteiden hallinta

”Organisaatiot hallitsevat suhteitaan olennaisiin sidosryhmiin, kuten toimittajiin, voidakseen saavuttaa jatkuvaa menestystä. Olennaiset sidosryhmät vaikuttavat organisaation suorituskykyyn…”

Suhteiden hallinta on suurelta osin johtamistaitoa, jota ei mistään järjestelmästä opi. Käytännön toteutusta auttaa kuitenkin merkittävästi kunnollinen asiakashallinnan sovellus (CRM), jotta ainakin tarvittava tieto asiakkaista, toimittajista, sopimuksista ja yhteydenpidosta on ajan tasalla ja saatavilla. Parhaimmillaan toimiva CRM muistuttaa ja ohjaa ja siten auttaa ylläpitämään suhteita sidosryhmiin.

Lähde:
https://www.sfs.fi/julkaisut_ja_palvelut/tuotteet_valokeilassa/iso_9000_laadunhallinta/laadunhallinnan_periaatteet