Vuorovaikutteinen Intranet

Intranet-viestintä ennen ja nyt

Intranet käsitteenä on ollut olemassa 90-luvulta saakka ja elänyt monenlaisia vaiheita. Sen keskeinen tarkoitus on aina ollut yrityksen sisäinen viestintä ja sitä se on edelleenkin, vaikka muu sen ympärillä on kehittynyt valtavasti. Kuvaus pitää sisällään kaksi keskeistä piirrettä:

  • Sisäinen = Järjestelmään on pääsy vain yrityksen työntekijöillä.
  • Viestintä = Sen avulla kulkee tietoa ihmisiltä toisille.

Käytännön toteutuksia on nähty vuosien varrella monen tasoisia; Aikanaan intranet saattoi olla verkkolevy, kenties www-sivu, josta löytyi ruokalista ja johtajan blogi, ehkä sovellusportaali ja dokumenttivarastokin. Kehitystä on tapahtunut monella osa-alueella:

  • Yhdensuuntaisesta viestinnästä ihmisten väliseen
  • Julkaisualustasta kohti kaikkien yhteistä työvälinettä
  • Vain työasemalla käytettävästä mobiiliksi ja skaalautuvaksi

Hierarkkisen mallin mukaisesti intraneteissä on ollut tyypillisesti rajatut oikeudet ja jako sisällön tuottajiin ja lukijoihin. Nykyisin on alettu oivaltamaan, että kaikki työ sisältää myös vuorovaikutusta: Päivittäisessä työssämme tarvitsemme ja tuotamme sisältöä, teemme työtä sitten sorvin tai tietokoneen ääressä.

Vuorovaikutteinen Intranet

Parhaimmillaan intranet onkin vuorovaikutteinen väline eikä yksisuuntainen tiedotuslehti. Tämä onnistuu vain, jos käyttäjille on mahdollisuus osallistua. Ja olettaen, että kaikki eivät istu tietokoneen ääressä, on intranetin toimittava myös muualla kuin toimistossa. Tähän oivallisen mahdollisuuden tarjoavat älylaitteet, joten nykyaikainen Intranet skaalautuu kaikenkokoisille päätelaitteille.

Intranet -alustojakin on tarjolla erilaisiin ja eri kokoisiin tarpeisiin. Esimerkiksi SwingIO-tuotteemme soveltuu kevyeksi, mobiiliksi intranetiksi silloin, kun ei tarvita laajimpia intranetien toiminnallisuuksia. Palvelu on helppo käyttää koska sen toiminnot muistuttavat pitkälti sosiaalisen median palveluita, vaikkakin yrityksen ja työviestinnän näkökulmasta. Palvelu voidaan integroida osaksi yrityksen prosesseja ja työnohjausta, joten se parantaa tiedonkulkua, madaltaa kynnystä osallistua ja luo näin hyvinvointia koko työyhteisöön.

Toimistotyössä hyödynnetään usein laajempia kokonaisuuksia ns. työtiloja, joissa jaetaan sekä sisäisesti, että myös ulkoisen sidosryhmien kanssa tiedostoja, wiki-sivuja, blogeja, keskusteluja jne. Tähän tarpeeseen on olemassa valmisratkaisuja kuten IBM Connections ja Microsoft SharePoint sekä Atlassian Confluence.

Myös toimistotyössä suuntaus on nykyisin ns. Universal Intranettiin, jossa yhdistyy tieto (viestintä), yhteistyö (kollaboraatio) sekä sovellukset. Käyttöliittymä mukautuu käyttäjän roolin mukaan automaattisesti. Työpöytä näyttää sen käyttäjälle siis olennaista tietoa ja mahdollistaa taustajärjestelmien suoran käytön yhdestä liittymästä. Tällaista kokonaisuutta kutsutaan Digital Workplace Hubiksi. Yksi esimerkki sellaisen toteuttamisesta on uusi IBM Connections Engagement Center:

Intranet voi siis olla käsitteenä jo vanhentunut. Joku ratkaisu sisäiseen viestintään on kuitenkin hyvä olla olemassa – kutsuttiin sitä sitten millä nimellä tahansa. Ratkaisun valinnassa tärkeintä on käyttää maalaisjärkeä – jos tarpeet ovat yksinkertaiset, on niitä järjetöntä lähteä ratkaisemaan liian laajalla kokonaisuudella. Lopputuloksena on vain kallis lasku ja palvelu, jota kukaan ei käytä. Sama pätee toisinpäin; jos tarve on olemassa vuorovaikutteiselle työympäristölle, niin pelkkä HR:n julkaisualusta ei tällöin palvele tätä tarkoitusta.

Ratkaisun valinta

Kun vaihtoehdot on kartoitettu, seuraava ehdoton ominaisuus on helppokäyttöisyys – intranetin hyödyt tulevat viestinnän kautta eikä niitä voi saavuttaa käyttökelvottomalla ratkaisulla. Ja mitenkään muuten sitä ei voi todeta kuin kokeilemalla: Valitse hinta- ja laajuus huomioiden potentiaalisia vaihtoehtoja ja hanki testiversiot kokeiltavaksi. Testaa kaikkia ja anna sovellus käytettäväksi erilaisille käyttäjille, kysy kuinka luontevalta sen käyttö tuntui.

Viimeinen, mutta ei vähäisin valintaperuste on mobiilikäyttö – Testaa ratkaisua mobiililaitteella – skaalautuuko se järkevästi niin, että sitä voi oikeasti käyttää myös älypuhelimella. Tällöin intranetistä saatavat hyödyt lisääntyvät, kun sen käyttömahdollisuudet laajenevat.

Intranet -ratkaisun tärkeimmät valintaperusteet ovat siis

  1. tarpeeseen sopivuus,
  2. helppokäyttöisyys ja
  3. mobiilikäyttö.

Olkoonkin nämä kriteereinä tavallaan itsestään selvät, mutta jos näissä kaikissa onnistutaan, niin ei homma voi mennä pahasti metsään.

Laatu lähtee sinusta

Laatukeskuksen järjestämä laatupäivät pidettiin toukokuussa Turussa ja sieltä jäi mieleen kaksi palkittua yritystä. Botnia Mill Service, joka oli Suomen vuoden 2016 laatupalkinnon -voittaja sekä kansainvälisen laatupalkinnon voittaja Volvo Trucks. Mitä nämä kaksi yritystä teki toisin kuin muut yritykset?

Botnian teollisuuden kunnossapidossa oli huomioitu kolme asiaa:

  1. Johtaminen, avoimuus ja viestintä
  2. Asiakaslähtöinen ajattelu, kilpailukykyinen ja osaava henkilöstö, jossa viesti kulkee ”ylhäältä alas ja alhaalta ylös”.
  3. Uudistuminen ja uusien teknologioiden hyödyntäminen (IoT ja mobiiliteknologian hyödyntäminen)

Ruotsalainen Volvo Trucks tarvitsi laatuun kuusi tukijalkaa:

  1. Uteliaisuus ja avoimuus
  2. Yhteistyötä ja monipuolisuutta
  3. Asioiden tarkennusta ja kokonaisvaltaista näkökulmaa
  4. Analytiikka – käytä dataa ja hallitsee monimutkaisuutta
  5. Ongelmanratkaisun ajattelutapa – ole luova, käytännöllinen ja toista asioita – epäonnistuminen on oppimista
  6. The only way to do it is to DO IT!

Ainut tapa päästä eteenpäin on siis tehdä asioille jotain. Netwell on tukenasi kun päätät ottaa askelia laadun parantamiseen ja reklamaatioiden vähentämiseen.

Älylaitteet laatutyön tukena – Lataa ilmainen opas

Nyt on kuitenkin aika kerätä voimia kesälomien muodossa ja palata töihin uusin voimin ja ajatuksin – just do it!

Rentouttavaa lomaa!

Reklamaatioiden vähentäminen älylaitteiden avulla

Mitä parempi laatu, sitä tyytyväisemmät asiakkaat ja vähemmän reklamaatioita. Jos reklamaatioita tulee, on ne hoidettava niin hyvin, että asiakas pysyy tyytyväisenä asiakkaana. Ja jotta vastaavat viat vältetään jatkossa, on vian aiheuttaja selvitettävä. Parempi tietenkin jos vika huomataan jo tuotannossa ja asia jää sisäisen poikkeaman tasolle sen sijaan, että se päätyy asiakkaalle asti.

Eli suunnitellaan ja toteutetaan, arvioidaan mitä on saatu aikaan ja kehitetään ja kehitytään niin, että ensi kerralla tehdään vielä paremmin. Tätä kutsutaan laadun parantamiseksi, laatutyöksi tai laatutoiminnaksi.

Termien viidakossa saattaa mennä hämilleen, mutta perusta ISO-9000-sarjan laadunhallintajärjestelmästandardille sisältää kuitenkin ihan konkreettisia kohtia vaikka nimi kuulostaakin monimutkaiselta.

Suomen Standardisoimisliitto SFS on koonnut seitsemän kohdan ohjeet, joiden avulla yritys voi parantaa suorituskykyään. Ne eivät onneksi ole mitään rakettitiedettä vaan ihan konkreettisia ohjeita, jotka mikä tahansa yritys voi omaksua osaksi toimintatapojaan. Tässä jutussa tuodaan ohjeiden rinnalle muutamia käytännön vinkkejä niiden soveltamiseen älypuhelimilla ja tableteilla – lataa koko opas jos haluat tutustua aiheeseen tarkemmin.

1 Asiakaskeskeisyys

”Laadunhallinnan ensisijainen tavoite on täyttää asiakkai­den vaatimukset ja pyrkiä ylittämään asiakkaiden odo­tukset…”

Asiakaspalautteiden, poikkeamien ja reklamaatioiden käsittelyyn on oltava niin hyvät järjestelmät, että asiakas saa aina parasta palvelua. Erilaisilla viestintäsovelluksilla taas voidaan taata asiakastuen saatavuus joka tilanteessa. Näiden on etenkin liikkuvassa työssä erityisen tärkeää olla käytettävissä nopeasti ja helposti missä ja milloin tahansa.

2 Johtajuus

”Organisaation ylin johto määrittelee organisaatiolle yhteisen tarkoituksen ja suunnan…”

Intranetit nähdään usein juurikin johdon viestintäkanavana henkilöstölle. Vielä paremmat olosuhteet yhteisten tavoitteiden saavuttamiseen saadaan kun intranet toimii molempiin suuntiin ja siellä on aidosti sosiaalisia ominaisuuksia niin, että jokaisella on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa. Työpaikoilla, jossa kaikki eivät istu työasemakoneiden ääressä, on intranetin mobiilisuus tärkeää – pelkät infotaulut kun viestivät kuitenkin vain yhteen suuntaan.

3 Ihmisten täysipainoinen osallistuminen

”Kun kaikilla organisaation eri tasoilla olevilla ihmisillä on tarvittava pätevyys ja mahdollisuus vaikuttaa ja kun he osallistuvat täysipainoisesti, organisaatiolla on parempi kyky luoda ja tuottaa…”

Laadun parantaminen on systemaattista toimintaa ja siihen pitää olla kaikilla työntekijöillä mahdollisuus ja velvollisuuskin osallistua. Nykyään sovelluksia voidaan käyttää työasemakoneiden sijasta myös älylaitteilla, tämä mahdollistaa hyödyllisten työnkulun ja viestinnän sovelluksien käytön työn tekopaikasta riippumatta. Sovellusten tuominen kaikkien käyttöön edistää osallistumista ja sitoutumista – esimerkiksi älypuhelimilla toimiva laatuhavaintojen kirjaaminen tuo laatutyön osaksi jokaisen työntekijän toimenkuvaa.

4 Prosessimainen toimintamalli

”Johdonmukaiset ja ennustettavissa olevat tulokset saavutetaan vaikuttavammin ja tehokkaammin, kun toimintoja käsitellään ja hallitaan toisiinsa liittyvinä prosesseina, jotka toimivat yhtenäisenä järjestelmänä…”

Prosessimaista toimintaa on huomattavasti helpompi hallita ja ylläpitää kun käytössä on sitä tukeva ja tarkoitukseen soveltuva järjestelmä. Usein sellaisena toimii toiminnanohjaus (ERP) ja parhaimmillaan se kattaa kaikki olennaiset osa-alueet ja auttaa myös eri toimintojen välisessä viestinnässä. Osassa ERP-järjestelmiä on olemassa myös mobiilissa toimivia osioita. Jos mobiilit toiminnot ovat joiltain osin puutteelliset, voidaan rinnalla käyttää erilaisia kevyempiä työnkulun sovelluksia.

5 Parantaminen

”Parantaminen on keskeinen osa menestyvien organisaatioiden toimintaa…”

Jotta voidaan parantaa, täytyy ensiksi tunnistaa kohdat, joissa on parannettavaa. Tätä varten on oltava toimintamalli poikkeamien, kehittämiskohteiden ja muiden havaintojen kirjaamiselle ja niiden jatkokäsittelylle. Kirjaamisen on oltava riittävän helppoa, jotta se tulee tehtyä – tunnistamatonta puutetta on vaikea korjata. Jatkuva parantaminen edellyttää paitsi parannettavien kohteiden tunnistamista, myös sitä, että parannetut toimintamallit suunnitellaan hyvin ja vakiinnutetaan käytäntöön.

6 Näyttöön perustuva päätöksenteko

”Datan ja informaation analysointiin ja arviointiin perustuvat päätökset tuottavat todennäköisemmin haluttuja tuloksia…”

Analytiikka eri järjestelmien datasta ei ole onneksi enää mikään suuryritysten etuoikeus, tarjolla on sovelluksia, joilla pääsee alkuun edullisesti, ellei jopa ilmaiseksi. Useat pk-yrityksille suunnatutkin sovellukset tarjoavat rajapintoja datan hakemiseen. Analytiikan rakentaminen vaatii yleensä työasemakonetta ja erityisosaamista, mutta tulosraportteja on monissa sovelluksissa mahdollista tarkastella myös esim. älypuhelimella. Yhdistämällä tietoa eri sovelluksista voidaan todellakin oivaltaa sellaisia asioiden riippuvuuksia mitä voisi muuten olla lähes mahdoton tunnistaa, ja puhelimen tai tabletin avulla se onnistuu vaikka lentokentällä odotellessa.

7 Suhteiden hallinta

”Organisaatiot hallitsevat suhteitaan olennaisiin sidosryhmiin, kuten toimittajiin, voidakseen saavuttaa jatkuvaa menestystä. Olennaiset sidosryhmät vaikuttavat organisaation suorituskykyyn…”

Suhteiden hallinta on suurelta osin johtamistaitoa, jota ei mistään järjestelmästä opi. Käytännön toteutusta auttaa kuitenkin merkittävästi kunnollinen asiakashallinnan sovellus (CRM), jotta ainakin tarvittava tieto asiakkaista, toimittajista, sopimuksista ja yhteydenpidosta on ajan tasalla ja saatavilla. Parhaimmillaan toimiva CRM muistuttaa ja ohjaa ja siten auttaa ylläpitämään suhteita sidosryhmiin.

Lähde:
https://www.sfs.fi/julkaisut_ja_palvelut/tuotteet_valokeilassa/iso_9000_laadunhallinta/laadunhallinnan_periaatteet

Uudistuksia myös työpaikalle

Suomalaiset ovat vapaa-ajalla digitalisaatiossa maailman kärkimaita. Google raportoi, että Suomessa tehdään joka viikko yli 200 miljoonaa Google-hakua, joista joka toinen älypuhelimella. Tilastokeskuksen mukaan viime vuonna 16-45 vuotiaista 92% käyttivät internetiä älypuhelimien kautta. Älypuhelimet ovat siis kirjaimellisesti kasvaneet meille käsiin kiinni ja niillä suoritetaan yhä useampia tehtäviä. Vapaa-ajalla älypuhelimilla haetaan tietoa ja käytetään sovelluksia, työajalla niillä vain soitetaan puheluita; yrityksissä on vielä digitalisaation käsijarru päällä. Mistä se johtuu?

Rahan vuoksi ei haluta kasvaa?

Microsoft ja Suomen Yrittäjät ovat julkaisseet omat pk-yritystutkimuksensa, joiden mukaan vain puolet pienistä ja keskisuurista yrityksistä ovat kiinnostuneita kasvusta joko voimakkaasti tai mahdollisuuksien mukaan. Suomessa perustetaan yrityksiä eurooppalaisia enemmän oman työllistymisen vuoksi eikä innovaatioiden tai isojen kasvutavoitteiden vuoksi.

Myöskään taloudelliset vaikutukset eivät toimi suomalaisille pk-yrittäjille kasvun ajureina: vain 21 prosenttia näkee yrityksen kasvun keinona ansaita enemmän, kun muista eurooppalaisista pk-yrittäjistä näin ajattelee keskimäärin 37 prosenttia, Microsoftin tiedotteessa kerrotaan.

Työelämän uudistukset odottavat

Suomen Yrittäjien varatoimitusjohtaja Antti Neimala tulkitsee laimean kasvuhalukkuuden tulosta sillä, että yritysten odottamat työelämän uudistukset ovat tekemättä. Microsoftin mukaan suomalaisyritykset tuntevat teknologian tarjoamat mahdollisuudet hyvin eurooppalaisessa mittakaavassa, mutta eivät uskalla investoida niihin.

Selvä ero muuhun Eurooppaan oli, että suomalaisyrittäjistä vain 26 prosenttia näkee yrityksen kasvun mahdollisuutena kehittää omaa osaamista, pitää hauskaa tai tehdä elämässä tilaa muullekin kuin työlle. Tämä prosenttiosuus oli alin koko tutkimuksessa, ja keskimäärin Euroopassa näin ajatteli 43 prosenttia pk-yrittäjistä.

Mistä kenkä puristaa?

Olen päivittäin pk-yrittäjien kanssa tekemisissä ja olen huomannut, että kiinnostus digitalisointiin on olemassa, mutta pelko mammuttimaisista IT-hankinnoista ja aiemmista käyttöönoton epäonnistumisista jarruttaa uusien investointien tekemistä. Ilokseni voin todeta, että parhaimmillaan nykyiset pilvipalvelut ovat helppoja käyttöönottaa ja niiden hintakaan ei ole este ostopäätöksen tekemiseen.

Yleensä palveluita pääsee testaamaan itse ennen ostopäätöstä. Kannattaa varmistua, että palvelu toimii hyvin myös puhelimen näytöltä, silloin se on suunniteltu skaalautumaan erilaisille laitteille. Yksi älylaitteiden parhaita puolia on se, että niillä saadaan sovellukset koko henkilöstön käyttöön ilman, että tarvitsee hankkia jokaiselle omia työasemakoneita. Sovellukset ovat mukana siellä missä työ tehdään ja käyttäjät ovat jo tottuneet käyttämään niillä sovelluksia vapaa-ajalla. Jos palvelu ei toimi älylaitteilla hyvin – mieti vielä kannattaako siihen investoida, sillä Google on todennut, että vuonna 2020 kaikki haut heille tapahtuvat jo älylaitteiden kautta.

Enemmän tarvitaan avointa mieltä ja luottamusta omaan ja henkilöstön osaamiseen ja kykyyn kehittyä. Jatkuva parantaminen on välttämätöntä tämän päivän kilpailussa, ongelmiin pitää pyrkiä aina löytämään ratkaisuja sen sijaan että hyväksyy ne pysyvinä jarruina oman liiketoiminnan kasvulle.

Paperilomakkeiden sähköistäminen

Paperilomakkeet ovat monella tapaa tehottomia ja virheille alttiita, silti niitä käytetään yrityksissä edelleen moniin tarkoituksiin. Usein tieto täytetään ensiksi paperille ja sitten tietokoneelle, jolloin päällekkäiseltä työltä ei voi välttyä. Lomake on usein myös vanhentunut sisällöltään, koska siihen on kankeaa tehdä muutoksia ja lappuja on varastossa vielä iso pino. Tieto kulkee hitaasti kun ensin täytetään paperikuponki, viedään se lokerikkoon odottamaan, jossain vaiheessa laitetaan kansioihin ja sieltä lopulta sähköiseen muotoon; exceliin, toiminnanohjaukseen tai muuhun järjestelmään.

Paperilomakkeiden sähköistäminen voikin parhaimmillaan nopeuttaa prosesseja ja säästää työaikaa merkittävästi ja siten parantaa tuottavuutta. Paitsi että vältytään tiedon manuaaliselta siirtämiseltä sähköiseen muotoon, myös moni muu vaihe tehostuu. Tai sitten ei – jos toistetaan paperilomakkeiden kömpelyydet.

Sähköistämisessä ei tietenkään kannata toteuttaa uudelleen paperilomakkeiden toimimattomuuksia, vaan sujuvoittaa samalla koko työnkulkua. Pohjaksi on hyvä ottaa vanhat paperiset lomakkeet ja käydä läpi mikä niissä toimii ja mikä ei. Ovatko kaikki tiedot tarpeellisia ja miten tarpeellisen tiedon voisi kirjata näppärämmin? Voidaanko tieto poimia jostain muusta järjestelmästä tai tarjota oletuksena yleisintä vaihtoehtoa? Kuka täyttää minkäkin tiedon ja kuka tiedon tarvitsee?

SwingIO -tuotteellamme pyrimme tehostamaan sisäistä viestintää ja tiedonkulkua yrityksissä. Siksi SwingIO käyttöönotoissa tehdään usein myös lomakkeiden sähköistämistä, koska monesti ”vanha” tehoton tapa viestiä on sisältänyt yhden tai useampia paperisia lappusia. Tämä kirjoitus pohjaakin näissä käyttöönotoissa tehtyihin havaintoihin siitä, mitä lomakkeiden sähköistämisessä on hyvä huomioida.

Alla olevan taulukon kysymysten avulla pyritään muodostamaan käsitys tiedonkulun kokonaisuudesta ja miettimään mistä sähköistämisessä kannattaa lähteä liikkeelle ja miten kuhunkin tarpeeseen / vaiheeseen löydetään soveltuva ratkaisu. Kaikkea ei tarvitse sähköistää kerralla eikä samalla lailla, joskus kätevimmin toimii sähköposti, joskus Excel taulukko, toisinaan taas mobiililaitteella täytettävä lomake.

Vanhat lomakkeet

Nykytilan kartoitus: Tutustu siihen, mitä lomakkeita työssä nykyään täytetään ja millainen työnkulkuniihin liittyy.


Missä lomakkeen täyttäminen tapahtuu? Täytetäänkö se siellä missä asia havaitaan vai jossakin muualla?


Kuka täyttää mitkäkin tiedot ja milloin? Mikä tilanne johtaa kirjaamistarpeen syntymiseen? Joutuuko täyttäjä odottamaan että saa jonkin tiedon toiselta henkilöltä, muusta järjestelmästä?


Tutustu lomakkeiden täyttämisen ja tietojen keräämisen prosessiin siinä määrin, että saat käsityksen siitä, missä järjestyksessä tiedot oikeasti täytetään


Kysy mikä lomakkeessa on hyvää, mikä huonoa. Muista kysellä eri käyttäjiltä, myös työntekijöiltä eikä esim. vain johdolta; käytännön ongelmat voivat olla ihan erilaiset ”kentällä” kuin toimistolla.


Miten tieto lomakkeelle muodostuu? Tarvitseeko käyttäjän muistaa täyttää esimerkiksi omat tai osaston, kustannuspaikan, tms. tiedot? Täytyykö käyttäjän kuvailla sanallisesti havaintojaan?


Mikä kaikki tieto on tärkeää – Selvitä mitkä tiedot on pakollisia täyttää, esim. laskutuksellisista syistä tai lainsäädäntö edellyttää. Tieto voi olla käytännössä pakollinen jos työ ei pysty etenemään ennenkuin tietyt asiat on merkitty.


Mihin järjestelmään tai käsittelyyn tiedon pitää loppujen lopuksi päätyä? Miten se sinne toimitetaan?


Kuka tietoja tarvitsee ja kuka ne saa nähdä, onko sisällössä luottamuksellista tietoa, esimerkiksi henkilötietoja

Sähköinen toteutus

Onko jossakin osissa prosessia selkeitä pullonkauloja, joita kannattaa ensiksi lähteä tehostamaan?


Voidaanko sähköinen lomake tuoda paremmin sinne, missä havainto tehdään? Onko käytössä työasema vai olisiko mobiililaite kätevä?


Pyri siihen, että asiat merkitään heti ja jaa työnkulku tarvittaessa uudestaan järkeviksi vaiheiksi; tärkeintä on tiedon kulku ja se, että tarvittavat asiat kirjataan, ei se että lomake on samanlainen kuin ennen.


Käytä sähköisissä lomakkeissa mahdollisimman loogista ja luonnollista järjestystä. Kunhan oikeat tiedot menevät oikeaan paikkaan, ei lomakkeiston tarvitse noudattaa vanhaa kaavaa.


Suunnittele sähköinen toteutus paremmin, selkeytä termistöä ja karsi turhat kentät. Kuuntele kaikkia ja muokkaa tarvittaessa työnkulun prosessit palvelemaan paremmin kaikkia osapuolia.


Voiko tietoja hakea automaattisesti – käyttäjä-asetuksista tai sijainnin perusteella? Tämä nopeuttaa täyttämistä ja estää virheitä. Viesti kuvan kanssa kertoo enemmän kuin sanallinen kuvaus .


Kenttien määrä ja pakollisuudet ovat kompromissi käytettävyyden ja tiedonkeruun välissä; liikaa pakollisia kenttiä ja käyttäjä turhautuu ja asia saattaa jäädä kirjaamatta, liian vähän niin lipsutaan ylimalkaisiin kirjauksiin ilman riittävää informaatiota.


Rajapintoja hyödyntäen voidaan viedä tietoa esim. laskutusjärjestelmään. Monet ERP- järjestelmät sisältävät  mahdollisuudet esim. mobiilikäyttöön.


Huomaa käyttöoikeudet, ettei tietosuoja vaarannu sähköistämisessä – jos tallennetaan luottamuksellista tietoa, ei se saa sähköisessäkään muodossa päätyä sinne minne se ei kuulu!