Neljä kohtaa, jotka yrityksessä paranee tehokkaalla työviestinnällä

Millaista tietoa teidän yrityksenne päivittäisessä toiminnassa kulkee ihmisiltä toisille? Miten tämä tieto kulkee: paperilla, puhumalla puhelimeen, sähköpostilla, sovelluksella? Päivittäisessä työssämme kirjaamme havaintoja, teemme pyyntöjä ja tilauksia, merkitsemme töitä ja tunteja, luomme lisäarvoa ja samalla sisältöä, joka taltioituu jonnekin. Aika usein tässä tietovirrassa on pullonkauloja – kohtia, joissa tieto ei kulje niin hyvin kuin voisi. Joku jää ulkopuolelle viestiketjusta, jossa olisi ollut oman työn kannalta tärkeää informaatiota.

Perinteinen puhelu- ja sähköpostihässäkkä vai moderni työviestintäsovellus? Kumman valitsisit mieluummin?

Tiedonkulun avuksi on onneksi kehittyneempiäkin välineitä kuin pelkkä puhelin ja sähköposti. Ja parhaimmillaan sellaisen voi ottaa pilvipalveluna käyttöön muutamalla klikkauksella. Tässä neljä kohtaa, miten työyhteisönne hyötyy viestinnän pilvipalveluista.

1. Lisää tietoa = lisää viisautta

Tieto EI lisää tuskaa, vaan yritysmaailmassa tieto on valtaa. Kun tietoa kerätään järkevästi, se mahdollistaa täysin uudenlaisia tapoja hyödyntää sitä. Tällaisia ovat mm. analytiikka ja hiljaisen tiedon kertyminen, jota ei ennen saatu: esimerkiksi kaikki valmistusvirheistä koituneet ylimääräiset työtunnit tai rahalliset kulut. Se mitä mittaat, se kehittyy. Kentällä tai tuotannossa käytössä oleva viestintäsovellus pitää yhtä lailla myös johdon ajan tasalla siitä, mitä yrityksessä tapahtuu.

2. Hyvä viestintä lisää hyvinvointia

Henkilöstö sitoutuu ja voi paremmin kun käytössä on nykyaikainen ratkaisu, jota kaikki voivat käyttää. Parhaimmat pilvipalvelut ovat niin helppokäyttöisiä, että kaikki osaavat käyttää niitä – viestinnän ulkopuolelle ei tarvitse jäädä, vaikka ei olisikaan syntynyt älypuhelin kädessä. Kiva puoli on myös se, että kaikki eivät istu tietokoneiden ääressä – hyvä pilvipalvelu on käytettävissä missä ja millä laitteella vain.

Microsoftin vuonna 2014 teettämän tutkimuksen mukaan henkilöstön yhteisen, avoimen ja helppokäyttöisen pilvisovelluksen myötä henkilöstön osaamisen pysyvyys ja työhyvinvointi lisääntyvät jopa 50 %.

Mihin tämä perustuu?

a) Osaamisen pysyvyys lisääntyy: Niin sanotussa ”oppivassa organisaatiossa” tieto on läpinäkyvää ja lähestulkoon kaikkien saatavilla tittelistä ja asemasta riippumatta. Yhteisessä pilvipalvelussa jokainen oppii toistenkin virheistä ja uusia oppeja pystytään jakamaan tehokkaasti – organisaatio ylläpitää yhteistä oppimisen kehää.

b) Työhyvinvointi lisääntyy: Mitä läpinäkyvämpi viestintä ja litteämpi organisaatio, sitä onnellisempia työntekijät tuppaavat olemaan. Avoin työviestintä kannustaa organisaatiota kehittämään omaa työtään. Omaan työhönsä ja työympäristöönsä vaikuttaminen taas korreloi suoraan työtyytyväisyyden kanssa.

3. Tehostaminen – tieto menee niille, ketkä sitä tarvitsevat

Toiminta tehostuu kohdentamalla viestintä paremmin – oikea tieto oikeille vastaanottajille. Fiksu viestintäratkaisu ei ole pelkästään kanava, jossa tieto kulkee, vaan väline auttaa kohdentamaan asiat oikeille vastaanottajille. Laajemmissa viestintäratkaisuissa kuten sosiaalisissa työympäristöissä voidaan luoda eri aiheiden ympärille yhteisöjä, joiden avulla sisällöt kohdentuvat saman aiheen ympärillä työskenteleville. ”Tekevään” työhön soveltuu paremmin yksinkertainen ratkaisu, kuten SwingIO, jossa esimerkiksi havainto kirjataan parilla klikkauksella ja tieto siitä menee automaattisesti oikealle jakelulle. Vähemmän turhaa informaatiota, enemmän aikaa oikeisiin töihin.

McKinsey & Co 2013 tutkimuksen mukaan mm. SwingIOn kaltaisilla työyhteisön pilvisovelluksilla työn tuottavuus paranee jopa 25 %. Tämä tarkoittaa, että kun säästetään yhden henkilön työpäivästä edes 15 minuuttia turhaan säätämiseen menevää aikaa, vuodessa säästöt voivat olla jopa 2000 euroa/vuosi/henkilö (noin 30 euron tuntipalkalla). 25 henkilön organisaatiossa tämä tarkoittaisi jopa 50 000 euron säästöä vuodessa!

4. Pilvipalvelu tuo huolettomuutta ja on taloudellinen

Palveluntarjoaja valvoo ja vastaa, että palvelut toimivat, ovat tietoturvallisia ja ajan tasalla; voit keskittyä olennaiseen ja tehdä sitä, mitä teet parhaiten. IT-ratkaisuiden siirtämisen pilveen on todettu säästävän selvää rahaa. Lisäksi tiedät tasan, mitä palvelu kuukaudessa maksaa – helppo budjetoida! Käyttöönotto on parhaimmillaan naurettavan nopea – ei asennuspakettien jakelua, vaan parilla klikkauksella palvelu on käytössä. Olit sitten suuri tai pieni yritys, pilvipalvelusta saat juuri sen verran resursseja kuin tarvitset. Tämä on huomattavasti kustannustehokkaampaa kuin joutua omilla palvelimilla varmistamaan resurssien riittävyys.

Osa tiedonkulun apuohjelmista on käytettävissä ilmaiseksi (esim. SlackWhatsApp). Ilmaisten sovellusten osalta on varattava enemmän omia resursseja käyttöönottoon ja työyhteisön perehdyttämiseen. Ilmaissovelluksissa ei myöskään usein ole tarpeeksi kattavaa arkistointijärjestelmää, jolloin tietoa on vaikea hakea jälkeenpäin.

Kolahtiko? Jos tarvitset apua selvittääksesi, millainen pilvipalvelu sopisi sinun yrityksesi sisäiseksi viestimeksi, sovithan 30 minuutin etätapaamisen kanssamme.

20 vuoden kokemuksella osaamme kysyä ne oikeat kysymykset, joilla pääset lähemmäksi omanlaistanne ratkaisua.

Varaa 30 minuutin ilmainen etätapaaminen

Hymyä viikkoon!

Venla ja Janita / SwingIO-tiimi

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *