Paperilomakkeiden sähköistäminen

Paperilomakkeet ovat monella tapaa tehottomia ja virheille alttiita, silti niitä käytetään yrityksissä edelleen moniin tarkoituksiin. Miksi niistä kannattaisi pyrkiä eroon?

  • Usein tieto täytetään ensiksi paperille ja sitten tietokoneelle, jolloin päällekkäiseltä työltä ei voi välttyä.
  • Lomake on usein vanhentunut sisällöltään, koska siihen on kankeaa tehdä muutoksia (ja lappuja on varastossa vielä iso pino).
  • Tieto kulkee hitaasti kun ensin täytetään paperikuponki, viedään se lokerikkoon, jossain vaiheessa kansioidaan ja sieltä lopulta sähköiseen muotoon; exceliin, toiminnanohjaukseen tai muuhun järjestelmään.

Paperilomakkeiden sähköistäminen voikin parhaimmillaan nopeuttaa prosesseja ja säästää työaikaa merkittävästi ja siten parantaa tuottavuutta. Paitsi että vältytään tiedon manuaaliselta siirtämiseltä sähköiseen muotoon, myös moni muu vaihe tehostuu. Tai sitten ei – jos toistetaan paperilomakkeiden kömpelyydet.

Sähköistämisessä ei tietenkään kannata toteuttaa uudelleen paperilomakkeiden toimimattomuuksia, vaan sujuvoittaa samalla koko työnkulkua. Pohjaksi on hyvä ottaa vanhat paperiset lomakkeet ja käydä läpi mikä niissä toimii ja mikä ei. Ovatko kaikki tiedot tarpeellisia ja miten tarpeellisen tiedon voisi kirjata näppärämmin? Voidaanko tieto poimia jostain muusta järjestelmästä tai tarjota oletuksena yleisintä vaihtoehtoa? Kuka täyttää minkäkin tiedon ja kuka tiedon tarvitsee?

SwingIO -tuotteellamme pyrimme tehostamaan sisäistä viestintää ja tiedonkulkua yrityksissä. Siksi SwingIO käyttöönotoissa tehdään usein myös lomakkeiden sähköistämistä, koska monesti ”vanha” tehoton tapa viestiä on sisältänyt yhden tai useampia paperisia lappusia. Laadimmekin oppaan pohjaten näissä käyttöönotoissa tehtyihin havaintoihin siitä, mitä lomakkeiden sähköistämisessä on hyvä huomioida.

Voit ladata oppaan tästä.


Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *