Konepaja digiaikaan – 3 yleistä harhaluuloa, jotka voit heittää romukoppaan

Väite1:

Hyvin on tultu toimeen ilmankin

Digitalisaatio tulee muuttamaan koko yrityskenttää kaikkialla maailmassa. Sitä tosiasiaa ei voi kukaan muuttaa, eikä yhdelläkään yrityksellä ole pitkällä tähtäimellä varaa jäädä kelkasta kokonaan. Siksi kannattaa ainakin tutustua aiheeseen ja aloittaa pienillä askelilla. Ei pienen konepajan kannata välttämättä lähteä ottamaan isoja riskejä investoimalla liian monimutkaisiin ratkaisuihin, vaan maalaisjärkeä kannattaa käyttää. Jo pienikin laadun tai tehokkuuden parannus tuo etuja kilpailijoihin nähden. Pääasia on, että ei jämähdä paikalleen, vaan on intoa ja tahtoa kehittää toimintaa.

Väite2:

Vaatii ihan liian isot investoinnit meidän kokoiselle yritykselle

10 vuotta sitten tämä väite saattoi vielä olla perusteltu, mutta ei enää tänä päivänä. Pilvipalvelut ovat jo pitkään mahdollistaneet käyttäjämäärään perustuvan hinnoittelun, jolloin isoja laiteinvestointeja ei tarvita.

Älypuhelimet ovat kehittyneet siihen pisteeseen, että miltei jokaisella työntekijällä, jolla on käytössään puhelin, on samalla myös päätelaite olemassa. Monille toimialoille ja tarpeisiin on olemassa kevyitä ja helppokäyttöisiä ratkaisuita, joten pitkiä käyttöönottoprojekteja ja käsistä karkaavia kustannuksia on turha pelätä. Kiinni digitalisaation hyötyihin pääsee minimaalisillakin investoinneilla, tarvitaan vain halua laittaa pyörät pyörimään. Liikkeelle pääsee jopa ilmaisten sovellusten avulla.

Väite 3:

Ei meidän työntekijät kuitenkaan opi käyttämään mitään mobiilisovelluksia

Itse olen useamman kerran yllättynyt positiivisesti, kun SwingIO-käyttöönotossa on juuri tällaista asennetta ollut ilmassa, mutta siitä huolimatta kirjauksia on alkanut syntymään ja sovellus on otettu hienosti haltuun.

Vaadi sovellukselta helppokäyttöisyyttä, niin kynnys sen käyttämiseen pienenee merkittävästi. Suuri osa ihmisistä kuitenkin käyttää älypuhelimella jo joitakin sovelluksia ja kun työsovelluksessa hyödynnetään sosiaalisesta mediasta tuttua intuitiivista käyttöliittymää, niin kynnys käyttämiseen madaltuu. Ei kannata aliarvioida oman henkilöstön oppimiskykyä. Sitä paitsi uuden oppiminen pitää ihmisen vireänä ja antaa onnistumisen elämyksiä.

Tutustu vaikka SwingIO-palveluun, sitä osaavat todistetusti käyttää niin hitsaajat, leipurit kuin huoltohenkilötkin 🙂

Neljä kohtaa, jotka yrityksessä paranee tehokkaalla työviestinnällä

Millaista tietoa teidän yrityksenne päivittäisessä toiminnassa kulkee ihmisiltä toisille? Miten tämä tieto kulkee: paperilla, puhumalla puhelimeen, sähköpostilla, sovelluksella? Päivittäisessä työssämme kirjaamme havaintoja, teemme pyyntöjä ja tilauksia, merkitsemme töitä ja tunteja, luomme lisäarvoa ja samalla sisältöä, joka taltioituu jonnekin. Aika usein tässä tietovirrassa on pullonkauloja – kohtia, joissa tieto ei kulje niin hyvin kuin voisi. Joku jää ulkopuolelle viestiketjusta, jossa olisi ollut oman työn kannalta tärkeää informaatiota.

Perinteinen puhelu- ja sähköpostihässäkkä vai moderni työviestintäsovellus? Kumman valitsisit mieluummin?

Tiedonkulun avuksi on onneksi kehittyneempiäkin välineitä kuin pelkkä puhelin ja sähköposti. Ja parhaimmillaan sellaisen voi ottaa pilvipalveluna käyttöön muutamalla klikkauksella. Tässä neljä kohtaa, miten työyhteisönne hyötyy viestinnän pilvipalveluista.

1. Lisää tietoa = lisää viisautta

Tieto EI lisää tuskaa, vaan yritysmaailmassa tieto on valtaa. Kun tietoa kerätään järkevästi, se mahdollistaa täysin uudenlaisia tapoja hyödyntää sitä. Tällaisia ovat mm. analytiikka ja hiljaisen tiedon kertyminen, jota ei ennen saatu: esimerkiksi kaikki valmistusvirheistä koituneet ylimääräiset työtunnit tai rahalliset kulut. Se mitä mittaat, se kehittyy. Kentällä tai tuotannossa käytössä oleva viestintäsovellus pitää yhtä lailla myös johdon ajan tasalla siitä, mitä yrityksessä tapahtuu.

2. Hyvä viestintä lisää hyvinvointia

Henkilöstö sitoutuu ja voi paremmin kun käytössä on nykyaikainen ratkaisu, jota kaikki voivat käyttää. Parhaimmat pilvipalvelut ovat niin helppokäyttöisiä, että kaikki osaavat käyttää niitä – viestinnän ulkopuolelle ei tarvitse jäädä, vaikka ei olisikaan syntynyt älypuhelin kädessä. Kiva puoli on myös se, että kaikki eivät istu tietokoneiden ääressä – hyvä pilvipalvelu on käytettävissä missä ja millä laitteella vain.

Microsoftin vuonna 2014 teettämän tutkimuksen mukaan henkilöstön yhteisen, avoimen ja helppokäyttöisen pilvisovelluksen myötä henkilöstön osaamisen pysyvyys ja työhyvinvointi lisääntyvät jopa 50 %.

Mihin tämä perustuu?

a) Osaamisen pysyvyys lisääntyy: Niin sanotussa ”oppivassa organisaatiossa” tieto on läpinäkyvää ja lähestulkoon kaikkien saatavilla tittelistä ja asemasta riippumatta. Yhteisessä pilvipalvelussa jokainen oppii toistenkin virheistä ja uusia oppeja pystytään jakamaan tehokkaasti – organisaatio ylläpitää yhteistä oppimisen kehää.

b) Työhyvinvointi lisääntyy: Mitä läpinäkyvämpi viestintä ja litteämpi organisaatio, sitä onnellisempia työntekijät tuppaavat olemaan. Avoin työviestintä kannustaa organisaatiota kehittämään omaa työtään. Omaan työhönsä ja työympäristöönsä vaikuttaminen taas korreloi suoraan työtyytyväisyyden kanssa.

3. Tehostaminen – tieto menee niille, ketkä sitä tarvitsevat

Toiminta tehostuu kohdentamalla viestintä paremmin – oikea tieto oikeille vastaanottajille. Fiksu viestintäratkaisu ei ole pelkästään kanava, jossa tieto kulkee, vaan väline auttaa kohdentamaan asiat oikeille vastaanottajille. Laajemmissa viestintäratkaisuissa kuten sosiaalisissa työympäristöissä voidaan luoda eri aiheiden ympärille yhteisöjä, joiden avulla sisällöt kohdentuvat saman aiheen ympärillä työskenteleville. ”Tekevään” työhön soveltuu paremmin yksinkertainen ratkaisu, kuten SwingIO, jossa esimerkiksi havainto kirjataan parilla klikkauksella ja tieto siitä menee automaattisesti oikealle jakelulle. Vähemmän turhaa informaatiota, enemmän aikaa oikeisiin töihin.

McKinsey & Co 2013 tutkimuksen mukaan mm. SwingIOn kaltaisilla työyhteisön pilvisovelluksilla työn tuottavuus paranee jopa 25 %. Tämä tarkoittaa, että kun säästetään yhden henkilön työpäivästä edes 15 minuuttia turhaan säätämiseen menevää aikaa, vuodessa säästöt voivat olla jopa 2000 euroa/vuosi/henkilö (noin 30 euron tuntipalkalla). 25 henkilön organisaatiossa tämä tarkoittaisi jopa 50 000 euron säästöä vuodessa!

4. Pilvipalvelu tuo huolettomuutta ja on taloudellinen

Palveluntarjoaja valvoo ja vastaa, että palvelut toimivat, ovat tietoturvallisia ja ajan tasalla; voit keskittyä olennaiseen ja tehdä sitä, mitä teet parhaiten. IT-ratkaisuiden siirtämisen pilveen on todettu säästävän selvää rahaa. Lisäksi tiedät tasan, mitä palvelu kuukaudessa maksaa – helppo budjetoida! Käyttöönotto on parhaimmillaan naurettavan nopea – ei asennuspakettien jakelua, vaan parilla klikkauksella palvelu on käytössä. Olit sitten suuri tai pieni yritys, pilvipalvelusta saat juuri sen verran resursseja kuin tarvitset. Tämä on huomattavasti kustannustehokkaampaa kuin joutua omilla palvelimilla varmistamaan resurssien riittävyys.

Osa tiedonkulun apuohjelmista on käytettävissä ilmaiseksi (esim. SlackWhatsApp). Ilmaisten sovellusten osalta on varattava enemmän omia resursseja käyttöönottoon ja työyhteisön perehdyttämiseen. Ilmaissovelluksissa ei myöskään usein ole tarpeeksi kattavaa arkistointijärjestelmää, jolloin tietoa on vaikea hakea jälkeenpäin.

Kolahtiko? Jos tarvitset apua selvittääksesi, millainen pilvipalvelu sopisi sinun yrityksesi sisäiseksi viestimeksi, sovithan 30 minuutin etätapaamisen kanssamme.

20 vuoden kokemuksella osaamme kysyä ne oikeat kysymykset, joilla pääset lähemmäksi omanlaistanne ratkaisua.

Varaa 30 minuutin ilmainen etätapaaminen

Hymyä viikkoon!

Venla ja Janita / SwingIO-tiimi

Paperilomakkeiden sähköistäminen

Paperilomakkeet ovat monella tapaa tehottomia ja virheille alttiita, silti niitä käytetään yrityksissä edelleen moniin tarkoituksiin. Miksi niistä kannattaisi pyrkiä eroon?

  • Usein tieto täytetään ensiksi paperille ja sitten tietokoneelle, jolloin päällekkäiseltä työltä ei voi välttyä.
  • Lomake on usein vanhentunut sisällöltään, koska siihen on kankeaa tehdä muutoksia (ja lappuja on varastossa vielä iso pino).
  • Tieto kulkee hitaasti kun ensin täytetään paperikuponki, viedään se lokerikkoon, jossain vaiheessa kansioidaan ja sieltä lopulta sähköiseen muotoon; exceliin, toiminnanohjaukseen tai muuhun järjestelmään.

Paperilomakkeiden sähköistäminen voikin parhaimmillaan nopeuttaa prosesseja ja säästää työaikaa merkittävästi ja siten parantaa tuottavuutta. Paitsi että vältytään tiedon manuaaliselta siirtämiseltä sähköiseen muotoon, myös moni muu vaihe tehostuu. Tai sitten ei – jos toistetaan paperilomakkeiden kömpelyydet.

Sähköistämisessä ei tietenkään kannata toteuttaa uudelleen paperilomakkeiden toimimattomuuksia, vaan sujuvoittaa samalla koko työnkulkua. Pohjaksi on hyvä ottaa vanhat paperiset lomakkeet ja käydä läpi mikä niissä toimii ja mikä ei. Ovatko kaikki tiedot tarpeellisia ja miten tarpeellisen tiedon voisi kirjata näppärämmin? Voidaanko tieto poimia jostain muusta järjestelmästä tai tarjota oletuksena yleisintä vaihtoehtoa? Kuka täyttää minkäkin tiedon ja kuka tiedon tarvitsee?

SwingIO -tuotteellamme pyrimme tehostamaan sisäistä viestintää ja tiedonkulkua yrityksissä. Siksi SwingIO käyttöönotoissa tehdään usein myös lomakkeiden sähköistämistä, koska monesti ”vanha” tehoton tapa viestiä on sisältänyt yhden tai useampia paperisia lappusia. Laadimmekin oppaan pohjaten näissä käyttöönotoissa tehtyihin havaintoihin siitä, mitä lomakkeiden sähköistämisessä on hyvä huomioida.

Voit ladata oppaan tästä.


Yksi iso vai useampi ketterä sovellus?

Kun palveluita digitalisoidaan, niin se alkaa usein laskujen ja kirjanpidon sähköistämisellä. Seuraavaksi pohditaan toimistosovellusten siirtämistä pilveen, jotta ne käynnistyisivät älylaitteilla kotitoimistolla ja työmatkoilla. Tuotannon prosessien tehostamiseen haetaan vastauksia toiminnanohjausjärjestelmistä (ERP).

Jos kaikkien asiakkaiden prosessit ja tarpeet olisivat samanlaisia, niihin olisi helppo tehdä yksi kaiken kattava sovellus. Tämä on kuitenkin mahdotonta toteuttaa, joten ongelmat ratkaistaan useimmiten seuraavasti: käytetään samaa pilvialustaa ja toisia ymmärtäviä sovelluksia, jotka muodostavat yhdessä toimivan kokonaisuuden.

Täsmäsovellukset ja pilvialusta luovat dynaamisen ympäristön

Työn tehostamisen vaatimuksien kasvaessa myös sovelluksilta vaaditaan yhä enemmän joustamista muuttuviin tarpeisiin. Enää ei voida olettaa, että yksi iso sovellus pysyisi tässä vauhdissa mukana. Tarvitaan täsmäsovelluksia, jotka ratkaisevat tietyt asiat nopeasti. Tähän soveltuvat hyvin edulliset ja helposti käyttöönotettavat pilvipalvelut, jotka saadaan tarvittaessa myös keskustelemaan keskenään tai käyttämään samoja tietokantoja. Tästä hyvä esimerkki ovat raportointi- ja analysointisovellukset kuten esimerkiksi MS Power BI ja IBM Cognos, jotka saadaan toimimaan lähes kaikissa pilvipalvelusovelluksissa.

Vanhasta alustalähtöisestä ajattelusta ollaan siirtymässä ketterien pilvipalveluiden hyödyntämiseen. Usein raskaat kokonaisuudet vaativat jatkuvaa kehittämistä ja ne ovat usein jo vanhentuneita, ennenkuin ne ovat ehtineet edes käyttöön. Nykyteknologia mahdollistaa pilvipalveluiden joustavan integroinnin. Tästä hyvä esimerkki ovat office-työkalut. Sillä ei ole enää merkitystä käytetäänkö Googlen, Microsoftin tai IBM:n pilvipalveluita. Kaikilla voidaan luoda ja muokata vapaasti samoja office-tiedostoja. ”Meidän hiekkalaatikolle ei saa tulla” on pilvipalvelujen aikakautena vanhentunutta ajattelua. Pilvi tarjoa alustan, jonka päälle rakennetaan yrityksen organisaatioille toimivat ratkaisut – yksi sovellus tai toimittaja ei pysy enää tässä vauhdissa mukana.

Tuumasta toimeen – työn tehostaminen kannattaa

Siispä ei kannata odottaa, että joku keksii yhden valmiin ratkaisun yrityksenne digitalisoinnin tarpeisiin, vaan kannattaa lähteä ratkomaan niitä todellisten tarpeiden mukaan sopivina paloina, kuten:

  1. Taloushallinto, laskutus ja kirjanpito.
  2. Tuotannon toiminnanohjaus (ERP).
  3. Työprosessien tehostaminen älylaitteita hyödyntämällä paremman työn viestinnän, havaintojen, lomakkeiden ja työnohjauksen tehostamisella.

Kun nämä kolme osa-aluetta on kunnossa niin työn tuottavuus ja tehokkuus kasvaa, eikä anneta kilpailijoille turhaa etumatkaa.

Digitalisaation mahdollisuudet PK-yrityksille

Elisa:n ja Suomen Yrittäjien teettämässä tutkimuksessa tarkasteltiin digitalisaation nykytilaa eri kokoisissa yrityksissä. Suurimmissa yrityksissä ollaan jo pitkällä, mutta pk-yrityksissä olisi paljon tehostamisen varaa digitaalisilla palveluilla. Tutkimuksessakin todetaan, että ”Suomen kilpailukyvyn kannalta myös pk-yritykset tulisi saada mukaan. ”. Tästä on helppo olla samaa mieltä. Kuten tutkimuksessakin todetaan: ”vuonna 2015 pk-yritykset vastasivat peräti 55 prosentista kaikkien suomalaisyritysten liikevaihdosta.”

Meille pk-yritykset ovat tärkein asiakaskuntamme ja pyrimme toteuttamaan ratkaisuita heidän tarpeisiinsa. Mikä sitten on edellytyksenä onnistumiselle ja miten pääsisi eteenpäin?

Miksi digitalisaatio on pienille yrityksille hankalampaa?

Puuttuvatko resurssit vai osaaminen, vai ovatko järjestelmät liian raskaita pk-yritysten tarpeeseen? Tavallaan juuri pk-yritysten sisäisten työprosessien tehostaminen oli lähtökohtana kun lähdimme kehittämään SwingIO-palvelua. Pyrimme luomaan niin edullisen, helpon ja erilaisiin tarpeisiin mukautuvan digitalisaation ”monitoimikoneen”, että sen hankinta ei jää yrityksen koosta kiinni.

Olennaisempaa on ”yrittäjän suhtautuminen ja kiinnostus digitaalisuutta kohtaan” kuten tutkimuksessakin todetaan ja jonka on huomattu myös SwingIO käyttöönotoissa olevan lähestulkoon edellytyksenä homman onnistumiselle ja etenemiselle. Suurin este digitalisaatiolle on asenteissa, ei osaamisessa. Tutkimuksen mukaan tärkeimmät pk-yritysten digitaalisuutta ajavat tekijät ovat yrityksen kasvuhakuisuus ja yrittäjän oma kiinnostus ja suhtautuminen digitaalisuuden mahdollisuuksiin.

Innostu, älä lannistu

Ensimmäinen askel on siis tahto – yrityksen halu olla tehokkaampi, parempi ja nykyaikaisempi uusia digitaalisia palveluita hyödyntämällä. Kun motivaatio on kunnossa, ollaan jo pitkällä. Yrittäjän / johdon sitoutuminen ja innostus tarttuu myös henkilöstöön, digitaalisista palveluista kun ei ole oikein hyötyä jos niitä ei hyödynnetä. Monesti tässä vaiheessa tosin tulee vastaan epätietoisuus – no miten niitä nyt sitten hyödyntäisi, miten etenisin, mistä kysyisin opastusta, lisätietoa tai etsisin sopivia tuotteita?

Silloin kannattaa rohkeasti etsiä oikeaa yhteistyökumppania ja kysyä neuvoa osaavammilta. Pääasia, että itsellä on intoa, osaaminen löytyy kyllä. Tutkimuksen mukaan ”viime vuoteen verrattuna tietotyön perustyövälineiden, kuten älypuhelinten, etäyhteyksien ja pilvipalveluiden käyttö on lisääntynyt voimakkaasti.”. Vaikuttaisi siis siltä, että yhä useammassa yrityksessä on välineiden puolesta jo edellytyksiä hyödyntää älylaitteita muuhunkin kuin soittamiseen ja sähköpostiin.

Mistä digitalisaation hyödyt sitten löytyvät?

Pääasiassa ”Yritysten digitalisaatiotavoitteet liittyvät myyntiin ja markkinointiin, asiakaskokemukseen ja omien liiketoimintaprosessien kehittämiseen.” Nämä kaikki on hyvä huomioida kun mietitään digitalisaation mahdollisuuksia. Millä puolella omalle yritykselle olisi isoimmat hyödyt saavutettavissa, mistä kannattaisi aloittaa?

Meidän leipälajimme tässä paketissa on asiakkaidemme työprosessien kehittäminen SwingIO-palvelun avulla. Myös myyntiin ja markkinointiin liittyvissä kysymyksissä löytyy ympäri Suomea paikallisia ja päteviä yhteistyökumppaneita, joita itsekin käytämme apunamme, koska kaikessa ei onneksi tarvitse olla itse ekspertti, varsinkaan pk-yrityksessä.

Hyvänä esimerkkinä tästä toimii SwingIO:n markkinoinnissa käyttämämme YouTube-videot, joiden tuotannossa hyödynsimme Serus-median palveluita, koska kyseinen kuvaustouhu ei ole omaa vahvuusaluettamme. Lopputuloksena saimme laadukkaan videon SwingIO-tuotteemme hyödyntämisestä mm. Vaissilla, joka sekin on pk-yritys, ja me edelleen itse myös pk-yrityksenä voimme keskittyä SwingIO-tuotteemme kehittämiseen.