Ei yhtään laatupoikkeamaa viime kuussa!

…sanoi Esko Esimies.

Tarkoitatko, että poikkeamia ei ole vai niitä ei vain raportoitu?

Jälkimmäinen on yleisempi tilanne. Jos laatupoikkeamia tulee nykyisellä systeemillä vähemmän kuin luulisi, ongelma on yleensä se, että vaikka raportoitavaa olisi, asioita ei viestitä eteenpäin tietoa tarvitseville. Tähän syynä on yleensä joko:

  • Raportointiohjeistuksen puute
  • Raportoinnin vaikeus (esim. paperilomakkeet yleensä hankalia ja hitaita käsitellä)
  • Työntekijöiden sitoutumisen puute

Asiakasyritystemme esimiehet ovat usein ällistelleet sitä, kuinka paljon laatupoikkeamien määrä kasvaa, kun raportointisysteemistä tehdään käyttäjäystävällisempi.

Näin kävi mm. Vaissi Oy:lle, elintarvikealan yritykselle, joka valmistaa maan maistuvimmat kaalikääryleet. Heille ilmestyi vain muutama laatupoikkeamaraportti kuukaudessa, koska paperisten raporttien käsittely oli yksinkertaisesti hankalaa ja aikaavievää. Tämä johti siihen, että virheitä ja prosesseja toistettiin turhaan ja useaan kertaan. Vaissi Oy:lle esiteltiin SwingIO-palvelu, joka mullisti työarjen kulun. Nykyään työntekijät kirjaavat yhdessä keskimäärin 135 laatuhavaintoa kuukaudessa. He ovat huomanneet, että pienet havainnot vaikuttavat yhdessä jopa isoja laatupoikkeamia enemmän. Lisäksi koko henkilöstä pääsee nyt osallistumaan laadun havainnointiin ja jatkuvaan kehittämiseen.

Video: Vaissi Oy tehosti tuottavuutta SwingIO-palvelun avulla

Laatupoikkeamat on hyvä myös päästä tarkastamaan historiasta myöhemminkin. Esimerkiksi modulaarisia kylpyhuoneita valmistava Parmarine Oy hallitsee laaduntarkkailua niin, että he dokumentoivat jokaisen kylpyhuonemoduulin kuvineen, sarjanumeroineen ja tietoineen SwingIO-palveluun. Jos asentaessa huomataan vika tai virhe, moduulin tiedot voidaan tarkastaa historiasta, ja nähdään, onko virhe käynyt tuotannossa vaiko jossain matkan varrella, esimerkiksi kuljetuksessa. Asentajat voivat suoraan infota tuotanto- tai suunnitteluosastoa yhteisen sovelluksen kautta ”tägäämällä” vastuuhenkilöt tai tarvittaessa koko tiimin.

 > Lue Parmarine Oy:n asiakaskokemus <

Älyluurit älykäyttöön työmaalla ja toimistolla

Meillä jokaisella on taskussamme nykyään älypuhelimet.

Älypuhelimet, joita me osataan käyttää. Miksi emme ottaisi sitä älykäyttöön myös työmaalla?

Kuvitellaan, että olet teollisuusalan työntekijä, joka vastaa traktorinosien valmistuksesta. Huomaat tärkeän kiinnitysosan hitsaussaumassa virheen, ja sama virhe toistuu kaikissa saman erän osissa. Mayday!

Kumman teet mielummin:

  • Juokset hallin toiseen päähän toimistoon etsimään paperista poikkeamaraporttia. Kun viimein löydät sen, etsit kynän käteesi ja palaat asemallesi täyttämään raportin. Täytät erän numerot ja tiedot. Selität sanoin, mikä hitsaussaumassa on vikana. Kiikutat lapun esimiehellesi, joka kirjaa raportin joskus tietokoneelle. Sitten pääset infoamaan muita tuotannon ihmisiä virheestä; käytäväkeskustelujen, puheluiden ja sähköpostien jälkeen vastuut eivät ole enää selkeitä, eikä kukaan ole varma, kuka tietää mistäkin.

vai

  • Otat taskustasi älypuhelimen, avaat sovelluksen, otat kuvan hitsaussaumasta ja täytät raportin muutamalla klikkauksella. Tägäät vastuuhenkilön (esimiehesi) kirjaukseen ja tieto on heti niillä, keille se kuuluu +arkistoitu automaattisesti. Kaikki työntekijät näkevät yhteisestä sovelluksesta ajantasaisen tilanteen.
Uskallan väittää, että nekin, ketkä eivät ole älypuhelinten suurimpia ystäviä, valitsisivat mieluummin jälkimmäisen tavan.
Tekisitkö sinäkin asiat mieluummin helpommin kuin vaikeammin? Ehkä me voidaan auttaa. 20 vuoden kokemuksella osaamme kysyä ne oikeat kysymykset, jotta pääset lähemmäksi omanlaistanne ratkaisua. Varaa ilmainen 30 minuutin etätapaaminen – näytän läppärisi näytöltä, mistä on kyse.
Varaa 30 minuutin ilmainen etätapaaminen
Hymyä viikkoon!
Janita / SwingIO-tiimi

Paperilomakkeiden sähköistäminen

Paperilomakkeet ovat monella tapaa tehottomia ja virheille alttiita, silti niitä käytetään yrityksissä edelleen moniin tarkoituksiin. Miksi niistä kannattaisi pyrkiä eroon?

  • Usein tieto täytetään ensiksi paperille ja sitten tietokoneelle, jolloin päällekkäiseltä työltä ei voi välttyä.
  • Lomake on usein vanhentunut sisällöltään, koska siihen on kankeaa tehdä muutoksia (ja lappuja on varastossa vielä iso pino).
  • Tieto kulkee hitaasti kun ensin täytetään paperikuponki, viedään se lokerikkoon, jossain vaiheessa kansioidaan ja sieltä lopulta sähköiseen muotoon; exceliin, toiminnanohjaukseen tai muuhun järjestelmään.

Paperilomakkeiden sähköistäminen voikin parhaimmillaan nopeuttaa prosesseja ja säästää työaikaa merkittävästi ja siten parantaa tuottavuutta. Paitsi että vältytään tiedon manuaaliselta siirtämiseltä sähköiseen muotoon, myös moni muu vaihe tehostuu. Tai sitten ei – jos toistetaan paperilomakkeiden kömpelyydet.

Sähköistämisessä ei tietenkään kannata toteuttaa uudelleen paperilomakkeiden toimimattomuuksia, vaan sujuvoittaa samalla koko työnkulkua. Pohjaksi on hyvä ottaa vanhat paperiset lomakkeet ja käydä läpi mikä niissä toimii ja mikä ei. Ovatko kaikki tiedot tarpeellisia ja miten tarpeellisen tiedon voisi kirjata näppärämmin? Voidaanko tieto poimia jostain muusta järjestelmästä tai tarjota oletuksena yleisintä vaihtoehtoa? Kuka täyttää minkäkin tiedon ja kuka tiedon tarvitsee?

SwingIO -tuotteellamme pyrimme tehostamaan sisäistä viestintää ja tiedonkulkua yrityksissä. Siksi SwingIO käyttöönotoissa tehdään usein myös lomakkeiden sähköistämistä, koska monesti ”vanha” tehoton tapa viestiä on sisältänyt yhden tai useampia paperisia lappusia. Laadimmekin oppaan pohjaten näissä käyttöönotoissa tehtyihin havaintoihin siitä, mitä lomakkeiden sähköistämisessä on hyvä huomioida.

Voit ladata oppaan tästä.