HACCP pähkinänkuoressa

HACCP on standardi. Standardi tarkoittaa määritelmää siitä, miten jokin asia tulisi tehdä. HACCP on määritelmä siitä, miten varmistetaan elintarvikkeen turvallisuus. Elintarvikkeen turvallisuus taas tarkoittaa sitä, että siinä ei ole mitään terveyttä vaarantavaa.

H – Hazard – Asia, joka vaarantaa elintarvikkeen turvallisuuden, esim. pilaantunut liha.

A – Analysis – Analysoiminen tarkoittaa asian, tässä tapauksessa elintarvikkeen tai siihen käytettävän raaka-aineen tarkkaa tutkailemista.

C – Critical – Jotkin vaiheet elintarvikkeen käsittelyssä ovat turvallisuuden kannalta kriittisempiä kuin toiset.

CP – Control point – Hallintapisteet ovat selkeitä vaiheita, joissa voidaan tehdä mitattava arvio turvallisuudesta ja tehdä toimenpiteitä tuloksen perusteella.

  1. Ensiksi tarvitsee siis määritellä prosessi, jonka elintarvike etenee raaka-aineesta valmiiksi tuotteeksi.
  2. Jokaiseen prosessin vaiheeseen liittyvät riskit arvioidaan ja niille etsitään hallintakeinot.
  3. Kriittinen hallintapiste – pisteille määritellään selkeä ohjeistus: JOS tämä asia poikkeaa TÄSTÄ raja-arvosta TÄMÄN verran niin toimitaan NÄIN.
  4. Poikkeamat kirjataan aina ylös! Siihen on kätevä käyttää mobiililaitteessa toimivaa sovellusta, kuten SwingIO, jolla voidaan kirjata poikkeama heti siellä missä se havaitaan ja liittää helposti myös kuva mukaan.

Syyskuun SwingIO-päivityksessä tulostusjuttuja ja tehoja taustalle

Paperin säästäminen on hyvä juttu, mutta joskus asiat tarvitsee saada kuitenkin printattua – joko paperimuotoon tai esimerkiksi PDF-tiedostona edelleen jaettavaksi. Siksi päivitimmekin SwingIO:n tulostustoimintoja entistäkin monipuolisemmiksi ja toimivammiksi.

Saat tulostettua niin yksittäisen kirjauksen kaikkine lisätietoineen taikka hakutulosten kautta erilaisia kirjausten koosteita. Myös tarkistuslistoja pystytään nyt tulostamaan.

Hakutulosten raporttitulostuksessa pystyt vaikuttamaan lopputulokseen monin tavoin. Yläreunan yleiset asetukset vaikuttavat kaikkiin tulostettavin kirjauksiin: Näytetäänkö kuvat isoina vai pieninä, näkyykö metatiedot ja kommentit jne. Sen lisäksi voit jokaisen yksittäisen kirjauksen kohdalla laittaa kyseisen kirjauksen näkymättömiin tulosteessa.

Syyskuun päivityksessä edellisten muutosten lisäksi SwingIO:n taustalla pyörivä palvelin on saanut monia suorituskykyä ja tietoturvaa parantavia uudistuksia. Uusi versio tulee kaikkien asiakkaidemme käyttöön automaattisesti.

Avaimet aktiiviseen yhteisöön

Yhteisöllisen sovelluksen hyödyt saavutetaan vain, jos sitä käytetään yhdessä. Kun ratkaisuun on investoitu, kannattaa aktivoimiseen panostaa. Tässä jutussa kerromme muutaman tärkeimmän pointin, jotka on hyvä huomioida niin käyttöönotossa kuin sen jälkeenkin.

Vuorovaikutteisina sovelluksina pidetään nykyään kirjoa eri laajuisia ratkaisuja, joissa oleellista on, että kaikki osallistuvat ja ovat paitsi sisällön käyttäjiä, myös tuottajia. Työn viestinnästä tulee yhteinen asia, eikä vain kanava ylhäältä alaspäin.

Aina toimintatavan muutos ei onnistu sormia napsauttamalla – vanhat tavat elävät monesti sitkeinä ja kaikki eivät ole heti valmiita muutokseen. Tällöin ihmiset on motivoitava uuden järjestelmän käyttöön. Muista silloin seuraavat ohjeet:

  1. Kuuntele – Ota käyttäjien tarpeet huomioon järjestelmän valinnassa ja määrittelyssä, jotta se vastaa todellisiin tarpeisiin ja tilanteisiin.
  2. Myy – kerro käyttäjille miksi uusi työkalu otetaan käyttöön, mitä sillä halutaan saavuttaa ja mitä käyttäjiltä edellytetään.
  3. Ohjaa – Tee käyttökynnys mahdollisimman matalaksi: Aseta sovellus aloitussivuksi / kirjanmerkiksi ja varmista että avaaminen onnistuu ja tukea on saatavilla.
  4. Motivoi, eli anna hyvä syy – jokin tärkeä tieto tai toiminto täytyy vain uudesta järjestelmästä. Kun kutsut palaveriin, tee kutsu uudessa järjestelmässä ja jaa materiaalit siellä.
  5. Näytä esimerkkiä – Johdon läsnäolo ja esimerkin näyttäminen ovat tärkeimpiä onnistumisen edellytyksiä. Jos johto ei itse käytä työkalua, ei se motivoi alaisiakaan. Sen sijaan jos johto osallistuu aktiivisesti, kommentoi, kannustaa ja julkaisee, antaa se syyn muillekin – oma ääni tulee oikeasti kuulluksi.
  6. Integroi – ota työkalu monipuoliseen käyttöön, jotta sen toiminnot tulevat nopeasti tutuiksi kaikille.
  7. Kannusta – joskus pienet ‘tönäisyt’ ovat tarpeen; mainitse ei-aktiivinen käyttäjä kommentissa ja kysy jotain, anna onnistumisen elämyksiä.
  8. Palvele – Kaikista tärkeintä on, että käyttäjät kokevat työkalun ITSELLEEN hyödylliseksi, joten kannattaa aina kysyä, mitä käyttäjät oikeasti haluavat ja ottaa toiveet huomioon.

Käyttöönotto on tärkeää hoitaa hyvin, koska ensivaikutelma vaikuttaa paljon ja toista mahdollisuutta ei siihen anneta. Muista kuitenkin, että käyttöönotto on vasta alkusysäys, varmimmin hommassa mokataan jos nämä asiat unohdetaan heti alkuinnostuksen jälkeen 🙂

Kevään kootut SwingIO -käyttövinkit

Tämänkertaisen blogijutun sisältö on suunnattu SwingIO-palvelun käyttäjille.  Palvelu tehostaa tiedonkulkua monenlaisissa yrityksissä ja päiväkirjat suunnitellaan aina asiakkaan tarpeiden mukaan käyttöönoton yhteydessä. Käytön myötä saattaa tulla esille kehitysideoita ja ihan uusia käyttötarpeita. Usein saattaa kuitenkin unohtua, että palvelua on helppo muokata myös jälkeenpäin ja ottaa esimerkiksi käyttöön uusia ominaisuuksia.

Uusien kirjaustyyppien käyttöönotto

Onko matkan varrella tullut mieleen uusia sovellustarpeita? SwingIO:n käytön EI tarvitse rajoittua niihin juttuihin, joihin se alkuun otettiin käyttöön, vaan se mahdollistaa monia käyttötapoja samalla hinnalla. Uusien kirjaustyyppien tekeminen on helppoa. Hallintapaneelin ohjeesta löydät lisätietoa, tai ota yhteyttä niin suunnitellaan lomakkeet yhdessä.

Profiilikuvat

Muistuta käyttäjiä päivittämään itselleen profiilikuva. Välillä näkee päiväkirjoja, joissa on vain harmaita naamoja. Itse uskon, että viestintään tulee ihan uudenlainen inhimillinen tekijä kun jokaista käyttäjää ilmentää jokin kuvallinen ilmaisu. Se voi olla kasvokuvan sijasta ihan hyvin vaikka harrastukseen liittyvä, tai yhteistunnusten osalta jokin tunnuksen käyttötapaa ilmentävä kuva. Profiilikuva on helppo napata vaikka puhelimen kameralla, klikkaat vain Omat asetukset, sieltä Vaihda profiilikuva ja sitten tökkäät kamera-painiketta.

Toistuvat tehtävät

Toistuvat tehtävät tarkistuslistaksi – Tarkistuslistassa ei tarvitse aina olla montaa tarkistettavaa kohtaa, vaan joskus yksikin riittää. Voit varmistaa, että säännöllisesti toistuvat asiat tulevat tehtävälistalle automaattisesti silloin kun niiden aika on. Itse olen esimerkiksi ajoittanut Facebook- päivitykset toistumaan viikottain, jotta muistan aina ottaa uuden julkaisun työn alle.

Otsikkotekstien mukauttaminen

Eikö tehtävälistalla ole tarpeeksi tietoa tehtävistä? Joskus tärkeä informaatio, esimerkiksi projekti- tai tuotenumero on omassa kentässään kirjauksella eikä näy listalla. Ei hätää – sen saa näkyviin sinne, niin kuin minkä tahansa muunkin tiedon kirjauksesta. Ota yhteyttä niin säädetään tiedot näkyviin, käyttötuki auttaa pienissä muutoksissa ilman erillistä kustannusta.

Viestintä ja tiedonvaihto vuorotyössä

Vuorotyön ikuinen haaste lienee työssä tarvittavan tiedon siirtäminen sujuvasti vuorolta toiselle. Joskus eri vuorojen työntekijät ovat osan aikaa samaan aikaan paikan päällä, jolloin tässä ajassa pitää muistaa kertoa kaikki oleellinen, ettei vaan mitään unohdu. Aina tapaaminen ei ole mahdollista, vaan seuraava vuoro aloittaa vasta edellisen jälkeen.

Usein vuoron aikana tulee tilanteita ja poikkeuksia, joista seuraavan vuoron on hyvä tietää. Alasta riippuen se voi olla kiireelliseksi muuttunut asiakastilaus, viallinen paistouuni, ei ehditty valmistaa tarpeeksi tuotetta sairastapauksen vuoksi jne. Ainahan jotain sattuu ja tapahtuu – Mutta miten se viestitään saumattomasti ja sujuvasti? Ainakin seuraaviin ratkaisuihin olemme törmänneet:

  • Post-it lappujen liimaaminen sinne, missä huomioitava asia sijaitsee
  • Vihkot ja valkotaulut
  • Soitteleminen puhelimella

Kaikilla näillä on omat hyvät ja huonot puolensa. Yksi hankaluus ainakin on kaikissa: et voi varmistua siitä, että tieto tavoittaa kaikki tarvittavat henkilöt, etkä välttämättä saa tietää kenet tieto on oikeasti tavoittanut.

Tiedonkulun katkoksilla voi olla monenlaisia ikäviä seurauksia. Usein ne saattavat heijastua suoraan asiakkaalle viivästyksinä taikka puuttuvina tai vääränlaisina tuotteina. Toinen tyypillinen harmi on erilainen materiaalihävikki. Kaikista ikävimpiä ovat tietenkin ihmisten terveyteen ja turvallisuuteen kohdistuvat; ei tiedetty vaarallisesti rikkoontuneesta laitteen osasta, liiaksi kuumenevasta uunista tai muusta vastaavasta.

Vuorojen väliseen viestinvaihtoon kannattaa siis panostaa. Paitsi välttääkseen edellä mainittuja harmeja, niin myös siksi, että monia asioita pystytään tehostamaan kun tieto kulkee. Ideat ja ehdotukset, mitä toinen vuoro voisi tehdä toisin, jotta seuraavan työ tehostuisi, ovat tyypillisiä viestejä vuorotyötä tekevien SwingIO-käyttäjien keskuudessa. Vuoron tapahtumat -tyyppisten merkintöjen lisäksi jaetaan hyviä käytäntöjä ja esitetään pyyntöjä edelliselle vuorolle asioista, jotka kenties työllistävät kohtuuttomasti seuraavaa.

Vanhat konstit kannattaa päivittää uusiin: Tarkoitukseen sopivia välineitä löytyy ihan ilmaisista (esim. WhatsApp) osittain ilmaisiin (esim. Slack, tai monday). Jos tietoa halutaan talteen jatkokäsittelyä varten, kannattaa valita ratkaisu, jossa on mukautettavia lomakkeita ja mahdollisuus tiedon etsimiseen (esim. SwingIO, Office 365). Osa työkaluista keskittyy tehtävienhallintaan, osa sisäiseen viestintään, lomakesovellukset taas monesti keskittyvät vain lomakkeisiin. SwingIO yhdistää näitä kaikkia eri tavalla kuin mikään muu ratkaisu. Pääasia on tunnistaa oman työyhteisön viestinnän tarpeet ja löytää niihin soveltuvin ratkaisu.