Avaimet aktiiviseen yhteisöön

Yhteisöllisen sovelluksen hyödyt saavutetaan vain, jos sitä käytetään yhdessä. Kun ratkaisuun on investoitu, kannattaa aktivoimiseen panostaa. Tässä jutussa kerromme muutaman tärkeimmän pointin, jotka on hyvä huomioida niin käyttöönotossa kuin sen jälkeenkin.

Vuorovaikutteisina sovelluksina pidetään nykyään kirjoa eri laajuisia ratkaisuja, joissa oleellista on, että kaikki osallistuvat ja ovat paitsi sisällön käyttäjiä, myös tuottajia. Työn viestinnästä tulee yhteinen asia, eikä vain kanava ylhäältä alaspäin.

Aina toimintatavan muutos ei onnistu sormia napsauttamalla – vanhat tavat elävät monesti sitkeinä ja kaikki eivät ole heti valmiita muutokseen. Tällöin ihmiset on motivoitava uuden järjestelmän käyttöön. Muista silloin seuraavat ohjeet:

  1. Kuuntele – Ota käyttäjien tarpeet huomioon järjestelmän valinnassa ja määrittelyssä, jotta se vastaa todellisiin tarpeisiin ja tilanteisiin.
  2. Myy – kerro käyttäjille miksi uusi työkalu otetaan käyttöön, mitä sillä halutaan saavuttaa ja mitä käyttäjiltä edellytetään.
  3. Ohjaa – Tee käyttökynnys mahdollisimman matalaksi: Aseta sovellus aloitussivuksi / kirjanmerkiksi ja varmista että avaaminen onnistuu ja tukea on saatavilla.
  4. Motivoi, eli anna hyvä syy – jokin tärkeä tieto tai toiminto täytyy vain uudesta järjestelmästä. Kun kutsut palaveriin, tee kutsu uudessa järjestelmässä ja jaa materiaalit siellä.
  5. Näytä esimerkkiä – Johdon läsnäolo ja esimerkin näyttäminen ovat tärkeimpiä onnistumisen edellytyksiä. Jos johto ei itse käytä työkalua, ei se motivoi alaisiakaan. Sen sijaan jos johto osallistuu aktiivisesti, kommentoi, kannustaa ja julkaisee, antaa se syyn muillekin – oma ääni tulee oikeasti kuulluksi.
  6. Integroi – ota työkalu monipuoliseen käyttöön, jotta sen toiminnot tulevat nopeasti tutuiksi kaikille.
  7. Kannusta – joskus pienet ‘tönäisyt’ ovat tarpeen; mainitse ei-aktiivinen käyttäjä kommentissa ja kysy jotain, anna onnistumisen elämyksiä.
  8. Palvele – Kaikista tärkeintä on, että käyttäjät kokevat työkalun ITSELLEEN hyödylliseksi, joten kannattaa aina kysyä, mitä käyttäjät oikeasti haluavat ja ottaa toiveet huomioon.

Käyttöönotto on tärkeää hoitaa hyvin, koska ensivaikutelma vaikuttaa paljon ja toista mahdollisuutta ei siihen anneta. Muista kuitenkin, että käyttöönotto on vasta alkusysäys, varmimmin hommassa mokataan jos nämä asiat unohdetaan heti alkuinnostuksen jälkeen 🙂

Viestintä ja tiedonvaihto vuorotyössä

Vuorotyön ikuinen haaste lienee työssä tarvittavan tiedon siirtäminen sujuvasti vuorolta toiselle. Joskus eri vuorojen työntekijät ovat osan aikaa samaan aikaan paikan päällä, jolloin tässä ajassa pitää muistaa kertoa kaikki oleellinen, ettei vaan mitään unohdu. Aina tapaaminen ei ole mahdollista, vaan seuraava vuoro aloittaa vasta edellisen jälkeen.

Usein vuoron aikana tulee tilanteita ja poikkeuksia, joista seuraavan vuoron on hyvä tietää. Alasta riippuen se voi olla kiireelliseksi muuttunut asiakastilaus, viallinen paistouuni, ei ehditty valmistaa tarpeeksi tuotetta sairastapauksen vuoksi jne. Ainahan jotain sattuu ja tapahtuu – Mutta miten se viestitään saumattomasti ja sujuvasti? Ainakin seuraaviin ratkaisuihin olemme törmänneet:

  • Post-it lappujen liimaaminen sinne, missä huomioitava asia sijaitsee
  • Vihkot ja valkotaulut
  • Soitteleminen puhelimella

Kaikilla näillä on omat hyvät ja huonot puolensa. Yksi hankaluus ainakin on kaikissa: et voi varmistua siitä, että tieto tavoittaa kaikki tarvittavat henkilöt, etkä välttämättä saa tietää kenet tieto on oikeasti tavoittanut.

Tiedonkulun katkoksilla voi olla monenlaisia ikäviä seurauksia. Usein ne saattavat heijastua suoraan asiakkaalle viivästyksinä taikka puuttuvina tai vääränlaisina tuotteina. Toinen tyypillinen harmi on erilainen materiaalihävikki. Kaikista ikävimpiä ovat tietenkin ihmisten terveyteen ja turvallisuuteen kohdistuvat; ei tiedetty vaarallisesti rikkoontuneesta laitteen osasta, liiaksi kuumenevasta uunista tai muusta vastaavasta.

Vuorojen väliseen viestinvaihtoon kannattaa siis panostaa. Paitsi välttääkseen edellä mainittuja harmeja, niin myös siksi, että monia asioita pystytään tehostamaan kun tieto kulkee. Ideat ja ehdotukset, mitä toinen vuoro voisi tehdä toisin, jotta seuraavan työ tehostuisi, ovat tyypillisiä viestejä vuorotyötä tekevien SwingIO-käyttäjien keskuudessa. Vuoron tapahtumat -tyyppisten merkintöjen lisäksi jaetaan hyviä käytäntöjä ja esitetään pyyntöjä edelliselle vuorolle asioista, jotka kenties työllistävät kohtuuttomasti seuraavaa.

Vanhat konstit kannattaa päivittää uusiin: Tarkoitukseen sopivia välineitä löytyy ihan ilmaisista (esim. WhatsApp) osittain ilmaisiin (esim. Slack, tai monday). Jos tietoa halutaan talteen jatkokäsittelyä varten, kannattaa valita ratkaisu, jossa on mukautettavia lomakkeita ja mahdollisuus tiedon etsimiseen (esim. SwingIO, Office 365). Osa työkaluista keskittyy tehtävienhallintaan, osa sisäiseen viestintään, lomakesovellukset taas monesti keskittyvät vain lomakkeisiin. SwingIO yhdistää näitä kaikkia eri tavalla kuin mikään muu ratkaisu. Pääasia on tunnistaa oman työyhteisön viestinnän tarpeet ja löytää niihin soveltuvin ratkaisu.

Neljä kohtaa, jotka yrityksessä paranee tehokkaalla työviestinnällä

Millaista tietoa teidän yrityksenne päivittäisessä toiminnassa kulkee ihmisiltä toisille? Miten tämä tieto kulkee: paperilla, puhumalla puhelimeen, sähköpostilla, sovelluksella? Päivittäisessä työssämme kirjaamme havaintoja, teemme pyyntöjä ja tilauksia, merkitsemme töitä ja tunteja, luomme lisäarvoa ja samalla sisältöä, joka taltioituu jonnekin. Aika usein tässä tietovirrassa on pullonkauloja – kohtia, joissa tieto ei kulje niin hyvin kuin voisi. Joku jää ulkopuolelle viestiketjusta, jossa olisi ollut oman työn kannalta tärkeää informaatiota.

Perinteinen puhelu- ja sähköpostihässäkkä vai moderni työviestintäsovellus? Kumman valitsisit mieluummin?

Tiedonkulun avuksi on onneksi kehittyneempiäkin välineitä kuin pelkkä puhelin ja sähköposti. Ja parhaimmillaan sellaisen voi ottaa pilvipalveluna käyttöön muutamalla klikkauksella. Tässä neljä kohtaa, miten työyhteisönne hyötyy viestinnän pilvipalveluista.

1. Lisää tietoa = lisää viisautta

Tieto EI lisää tuskaa, vaan yritysmaailmassa tieto on valtaa. Kun tietoa kerätään järkevästi, se mahdollistaa täysin uudenlaisia tapoja hyödyntää sitä. Tällaisia ovat mm. analytiikka ja hiljaisen tiedon kertyminen, jota ei ennen saatu: esimerkiksi kaikki valmistusvirheistä koituneet ylimääräiset työtunnit tai rahalliset kulut. Se mitä mittaat, se kehittyy. Kentällä tai tuotannossa käytössä oleva viestintäsovellus pitää yhtä lailla myös johdon ajan tasalla siitä, mitä yrityksessä tapahtuu.

2. Hyvä viestintä lisää hyvinvointia

Henkilöstö sitoutuu ja voi paremmin kun käytössä on nykyaikainen ratkaisu, jota kaikki voivat käyttää. Parhaimmat pilvipalvelut ovat niin helppokäyttöisiä, että kaikki osaavat käyttää niitä – viestinnän ulkopuolelle ei tarvitse jäädä, vaikka ei olisikaan syntynyt älypuhelin kädessä. Kiva puoli on myös se, että kaikki eivät istu tietokoneiden ääressä – hyvä pilvipalvelu on käytettävissä missä ja millä laitteella vain.

Microsoftin vuonna 2014 teettämän tutkimuksen mukaan henkilöstön yhteisen, avoimen ja helppokäyttöisen pilvisovelluksen myötä henkilöstön osaamisen pysyvyys ja työhyvinvointi lisääntyvät jopa 50 %.

Mihin tämä perustuu?

a) Osaamisen pysyvyys lisääntyy: Niin sanotussa ”oppivassa organisaatiossa” tieto on läpinäkyvää ja lähestulkoon kaikkien saatavilla tittelistä ja asemasta riippumatta. Yhteisessä pilvipalvelussa jokainen oppii toistenkin virheistä ja uusia oppeja pystytään jakamaan tehokkaasti – organisaatio ylläpitää yhteistä oppimisen kehää.

b) Työhyvinvointi lisääntyy: Mitä läpinäkyvämpi viestintä ja litteämpi organisaatio, sitä onnellisempia työntekijät tuppaavat olemaan. Avoin työviestintä kannustaa organisaatiota kehittämään omaa työtään. Omaan työhönsä ja työympäristöönsä vaikuttaminen taas korreloi suoraan työtyytyväisyyden kanssa.

3. Tehostaminen – tieto menee niille, ketkä sitä tarvitsevat

Toiminta tehostuu kohdentamalla viestintä paremmin – oikea tieto oikeille vastaanottajille. Fiksu viestintäratkaisu ei ole pelkästään kanava, jossa tieto kulkee, vaan väline auttaa kohdentamaan asiat oikeille vastaanottajille. Laajemmissa viestintäratkaisuissa kuten sosiaalisissa työympäristöissä voidaan luoda eri aiheiden ympärille yhteisöjä, joiden avulla sisällöt kohdentuvat saman aiheen ympärillä työskenteleville. ”Tekevään” työhön soveltuu paremmin yksinkertainen ratkaisu, kuten SwingIO, jossa esimerkiksi havainto kirjataan parilla klikkauksella ja tieto siitä menee automaattisesti oikealle jakelulle. Vähemmän turhaa informaatiota, enemmän aikaa oikeisiin töihin.

McKinsey & Co 2013 tutkimuksen mukaan mm. SwingIOn kaltaisilla työyhteisön pilvisovelluksilla työn tuottavuus paranee jopa 25 %. Tämä tarkoittaa, että kun säästetään yhden henkilön työpäivästä edes 15 minuuttia turhaan säätämiseen menevää aikaa, vuodessa säästöt voivat olla jopa 2000 euroa/vuosi/henkilö (noin 30 euron tuntipalkalla). 25 henkilön organisaatiossa tämä tarkoittaisi jopa 50 000 euron säästöä vuodessa!

4. Pilvipalvelu tuo huolettomuutta ja on taloudellinen

Palveluntarjoaja valvoo ja vastaa, että palvelut toimivat, ovat tietoturvallisia ja ajan tasalla; voit keskittyä olennaiseen ja tehdä sitä, mitä teet parhaiten. IT-ratkaisuiden siirtämisen pilveen on todettu säästävän selvää rahaa. Lisäksi tiedät tasan, mitä palvelu kuukaudessa maksaa – helppo budjetoida! Käyttöönotto on parhaimmillaan naurettavan nopea – ei asennuspakettien jakelua, vaan parilla klikkauksella palvelu on käytössä. Olit sitten suuri tai pieni yritys, pilvipalvelusta saat juuri sen verran resursseja kuin tarvitset. Tämä on huomattavasti kustannustehokkaampaa kuin joutua omilla palvelimilla varmistamaan resurssien riittävyys.

Osa tiedonkulun apuohjelmista on käytettävissä ilmaiseksi (esim. SlackWhatsApp). Ilmaisten sovellusten osalta on varattava enemmän omia resursseja käyttöönottoon ja työyhteisön perehdyttämiseen. Ilmaissovelluksissa ei myöskään usein ole tarpeeksi kattavaa arkistointijärjestelmää, jolloin tietoa on vaikea hakea jälkeenpäin.

Kolahtiko? Jos tarvitset apua selvittääksesi, millainen pilvipalvelu sopisi sinun yrityksesi sisäiseksi viestimeksi, sovithan 30 minuutin etätapaamisen kanssamme.

20 vuoden kokemuksella osaamme kysyä ne oikeat kysymykset, joilla pääset lähemmäksi omanlaistanne ratkaisua.

Varaa 30 minuutin ilmainen etätapaaminen

Hymyä viikkoon!

Venla ja Janita / SwingIO-tiimi

Vuorovaikutteinen Intranet ja ratkaisun tärkeimmät valintaperusteet

Intranet-viestintä ennen ja nyt

Intranet käsitteenä on ollut olemassa 90-luvulta saakka ja elänyt monenlaisia vaiheita. Sen keskeinen tarkoitus on aina ollut yrityksen sisäinen viestintä ja sitä se on edelleenkin, vaikka muu sen ympärillä on kehittynyt valtavasti. Kuvaus pitää sisällään kaksi keskeistä piirrettä:

  • Sisäinen = Järjestelmään on pääsy vain yrityksen työntekijöillä.
  • Viestintä = Sen avulla kulkee tietoa ihmisiltä toisille.

Käytännön toteutuksia on nähty vuosien varrella monen tasoisia; Aikanaan intranet saattoi olla verkkolevy, kenties www-sivu, josta löytyi ruokalista ja johtajan blogi, ehkä sovellusportaali ja dokumenttivarastokin. Kehitystä on tapahtunut monella osa-alueella:

  • Yhdensuuntaisesta viestinnästä ihmisten väliseen
  • Julkaisualustasta kohti kaikkien yhteistä työvälinettä
  • Vain työasemalla käytettävästä mobiiliksi ja skaalautuvaksi

Intraneteissä on ollut tyypillisesti rajatut oikeudet ja jako sisällön tuottajiin ja lukijoihin. Nykyisin on alettu oivaltamaan, että kaikki työ sisältää myös vuorovaikutusta: Päivittäisessä työssämme tarvitsemme ja tuotamme sisältöä, teemme työtä sitten sorvin tai tietokoneen ääressä.

Vuorovaikutteinen Intranet

Parhaimmillaan intranet onkin vuorovaikutteinen väline eikä yksisuuntainen tiedotuslehti. Tämä onnistuu vain, jos käyttäjille on mahdollisuus osallistua. Ja olettaen, että kaikki eivät istu tietokoneen ääressä, on intranetin toimittava myös muualla kuin toimistossa. Tähän oivallisen mahdollisuuden tarjoavat älylaitteet, joten nykyaikainen Intranet skaalautuu kaikenkokoisille päätelaitteille.

Intranet -alustojakin on tarjolla erilaisiin ja eri kokoisiin tarpeisiin. Esimerkiksi SwingIO-tuotteemme soveltuu kevyeksi, mobiiliksi intranetiksi silloin, kun ei tarvita laajimpia intranetien toiminnallisuuksia. Palvelu on helppo käyttää koska sen toiminnot muistuttavat pitkälti sosiaalisen median palveluita, vaikkakin yrityksen ja työviestinnän näkökulmasta. Palvelu voidaan integroida osaksi yrityksen prosesseja ja työnohjausta, joten se parantaa tiedonkulkua, madaltaa kynnystä osallistua ja luo näin hyvinvointia koko työyhteisöön.

Toimistotyössä hyödynnetään usein laajempia kokonaisuuksia ns. työtiloja, joissa jaetaan sekä sisäisesti, että myös ulkoisen sidosryhmien kanssa tiedostoja, wiki-sivuja, blogeja, keskusteluja jne. Tähän tarpeeseen on olemassa valmisratkaisuja kuten IBM Connections ja Microsoft SharePoint sekä Atlassian Confluence.

Myös toimistotyössä suuntaus on nykyisin ns. Universal Intranettiin, jossa yhdistyy tieto (viestintä), yhteistyö (kollaboraatio) sekä sovellukset. Käyttöliittymä mukautuu käyttäjän roolin mukaan automaattisesti. Työpöytä näyttää sen käyttäjälle siis olennaista tietoa ja mahdollistaa taustajärjestelmien suoran käytön yhdestä liittymästä. Tällaista kokonaisuutta kutsutaan Digital Workplace Hubiksi. Yksi esimerkki sellaisen toteuttamisesta on uusi IBM Connections Engagement Center.

Intranet voi siis olla käsitteenä jo vanhentunut. Joku ratkaisu sisäiseen viestintään on kuitenkin hyvä olla olemassa – kutsuttiin sitä sitten millä nimellä tahansa. Ratkaisun valinnassa tärkeintä on käyttää maalaisjärkeä – jos tarpeet ovat yksinkertaiset, on niitä järjetöntä lähteä ratkaisemaan liian laajalla kokonaisuudella. Lopputuloksena on vain kallis lasku ja palvelu, jota kukaan ei käytä. Sama pätee toisinpäin; jos tarve on olemassa vuorovaikutteiselle työympäristölle, niin pelkkä HR:n julkaisualusta ei tällöin palvele tätä tarkoitusta.

Ratkaisun valinta

Kun vaihtoehdot on kartoitettu, seuraava ehdoton ominaisuus on helppokäyttöisyys – intranetin hyödyt tulevat viestinnän kautta eikä niitä voi saavuttaa käyttökelvottomalla ratkaisulla. Ja mitenkään muuten sitä ei voi todeta kuin kokeilemalla: Valitse hinta- ja laajuus huomioiden potentiaalisia vaihtoehtoja ja hanki testiversiot kokeiltavaksi. Testaa kaikkia ja anna sovellus käytettäväksi erilaisille käyttäjille, kysy kuinka luontevalta sen käyttö tuntui.

Viimeinen, mutta ei vähäisin valintaperuste on mobiilikäyttö – Testaa ratkaisua mobiililaitteella – skaalautuuko se järkevästi niin, että sitä voi oikeasti käyttää myös älypuhelimella. Tällöin intranetistä saatavat hyödyt lisääntyvät, kun sen käyttömahdollisuudet laajenevat.

Intranet -ratkaisun tärkeimmät valintaperusteet ovat siis

  1. tarpeeseen sopivuus,
  2. helppokäyttöisyys ja
  3. mobiilikäyttö.

Olkoonkin nämä kriteereinä tavallaan itsestään selvät, mutta jos näissä kaikissa onnistutaan, niin ei homma voi mennä pahasti metsään.

Laatu lähtee sinusta

Laatukeskuksen järjestämä laatupäivät pidettiin toukokuussa Turussa ja sieltä jäi mieleen kaksi palkittua yritystä. Botnia Mill Service, joka oli Suomen vuoden 2016 laatupalkinnon -voittaja sekä kansainvälisen laatupalkinnon voittaja Volvo Trucks. Mitä nämä kaksi yritystä teki toisin kuin muut yritykset?

Botnian teollisuuden kunnossapidossa oli huomioitu kolme asiaa:

  1. Johtaminen, avoimuus ja viestintä
  2. Asiakaslähtöinen ajattelu, kilpailukykyinen ja osaava henkilöstö, jossa viesti kulkee ”ylhäältä alas ja alhaalta ylös”.
  3. Uudistuminen ja uusien teknologioiden hyödyntäminen (IoT ja mobiiliteknologian hyödyntäminen)

Ruotsalainen Volvo Trucks tarvitsi laatuun kuusi tukijalkaa:

  1. Uteliaisuus ja avoimuus
  2. Yhteistyötä ja monipuolisuutta
  3. Asioiden tarkennusta ja kokonaisvaltaista näkökulmaa
  4. Analytiikka – käytä dataa ja hallitsee monimutkaisuutta
  5. Ongelmanratkaisun ajattelutapa – ole luova, käytännöllinen ja toista asioita – epäonnistuminen on oppimista
  6. The only way to do it is to DO IT!

Ainut tapa päästä eteenpäin on siis tehdä asioille jotain. Netwell on tukenasi kun päätät ottaa askelia laadun parantamiseen ja reklamaatioiden vähentämiseen.

Älylaitteet laatutyön tukena – Lataa ilmainen opas

Nyt on kuitenkin aika kerätä voimia kesälomien muodossa ja palata töihin uusin voimin ja ajatuksin – just do it!