Avaimet aktiiviseen yhteisöön

Yhteisöllisen sovelluksen hyödyt saavutetaan vain, jos sitä käytetään yhdessä. Kun ratkaisuun on investoitu, kannattaa aktivoimiseen panostaa. Tässä jutussa kerromme muutaman tärkeimmän pointin, jotka on hyvä huomioida niin käyttöönotossa kuin sen jälkeenkin.

Vuorovaikutteisina sovelluksina pidetään nykyään kirjoa eri laajuisia ratkaisuja, joissa oleellista on, että kaikki osallistuvat ja ovat paitsi sisällön käyttäjiä, myös tuottajia. Työn viestinnästä tulee yhteinen asia, eikä vain kanava ylhäältä alaspäin.

Aina toimintatavan muutos ei onnistu sormia napsauttamalla – vanhat tavat elävät monesti sitkeinä ja kaikki eivät ole heti valmiita muutokseen. Tällöin ihmiset on motivoitava uuden järjestelmän käyttöön. Muista silloin seuraavat ohjeet:

  1. Kuuntele – Ota käyttäjien tarpeet huomioon järjestelmän valinnassa ja määrittelyssä, jotta se vastaa todellisiin tarpeisiin ja tilanteisiin.
  2. Myy – kerro käyttäjille miksi uusi työkalu otetaan käyttöön, mitä sillä halutaan saavuttaa ja mitä käyttäjiltä edellytetään.
  3. Ohjaa – Tee käyttökynnys mahdollisimman matalaksi: Aseta sovellus aloitussivuksi / kirjanmerkiksi ja varmista että avaaminen onnistuu ja tukea on saatavilla.
  4. Motivoi, eli anna hyvä syy – jokin tärkeä tieto tai toiminto täytyy vain uudesta järjestelmästä. Kun kutsut palaveriin, tee kutsu uudessa järjestelmässä ja jaa materiaalit siellä.
  5. Näytä esimerkkiä – Johdon läsnäolo ja esimerkin näyttäminen ovat tärkeimpiä onnistumisen edellytyksiä. Jos johto ei itse käytä työkalua, ei se motivoi alaisiakaan. Sen sijaan jos johto osallistuu aktiivisesti, kommentoi, kannustaa ja julkaisee, antaa se syyn muillekin – oma ääni tulee oikeasti kuulluksi.
  6. Integroi – ota työkalu monipuoliseen käyttöön, jotta sen toiminnot tulevat nopeasti tutuiksi kaikille.
  7. Kannusta – joskus pienet ‘tönäisyt’ ovat tarpeen; mainitse ei-aktiivinen käyttäjä kommentissa ja kysy jotain, anna onnistumisen elämyksiä.
  8. Palvele – Kaikista tärkeintä on, että käyttäjät kokevat työkalun ITSELLEEN hyödylliseksi, joten kannattaa aina kysyä, mitä käyttäjät oikeasti haluavat ja ottaa toiveet huomioon.

Käyttöönotto on tärkeää hoitaa hyvin, koska ensivaikutelma vaikuttaa paljon ja toista mahdollisuutta ei siihen anneta. Muista kuitenkin, että käyttöönotto on vasta alkusysäys, varmimmin hommassa mokataan jos nämä asiat unohdetaan heti alkuinnostuksen jälkeen 🙂

Viestintä ja tiedonvaihto vuorotyössä

Vuorotyön ikuinen haaste lienee työssä tarvittavan tiedon siirtäminen sujuvasti vuorolta toiselle. Joskus eri vuorojen työntekijät ovat osan aikaa samaan aikaan paikan päällä, jolloin tässä ajassa pitää muistaa kertoa kaikki oleellinen, ettei vaan mitään unohdu. Aina tapaaminen ei ole mahdollista, vaan seuraava vuoro aloittaa vasta edellisen jälkeen.

Usein vuoron aikana tulee tilanteita ja poikkeuksia, joista seuraavan vuoron on hyvä tietää. Alasta riippuen se voi olla kiireelliseksi muuttunut asiakastilaus, viallinen paistouuni, ei ehditty valmistaa tarpeeksi tuotetta sairastapauksen vuoksi jne. Ainahan jotain sattuu ja tapahtuu – Mutta miten se viestitään saumattomasti ja sujuvasti? Ainakin seuraaviin ratkaisuihin olemme törmänneet:

  • Post-it lappujen liimaaminen sinne, missä huomioitava asia sijaitsee
  • Vihkot ja valkotaulut
  • Soitteleminen puhelimella

Kaikilla näillä on omat hyvät ja huonot puolensa. Yksi hankaluus ainakin on kaikissa: et voi varmistua siitä, että tieto tavoittaa kaikki tarvittavat henkilöt, etkä välttämättä saa tietää kenet tieto on oikeasti tavoittanut.

Tiedonkulun katkoksilla voi olla monenlaisia ikäviä seurauksia. Usein ne saattavat heijastua suoraan asiakkaalle viivästyksinä taikka puuttuvina tai vääränlaisina tuotteina. Toinen tyypillinen harmi on erilainen materiaalihävikki. Kaikista ikävimpiä ovat tietenkin ihmisten terveyteen ja turvallisuuteen kohdistuvat; ei tiedetty vaarallisesti rikkoontuneesta laitteen osasta, liiaksi kuumenevasta uunista tai muusta vastaavasta.

Vuorojen väliseen viestinvaihtoon kannattaa siis panostaa. Paitsi välttääkseen edellä mainittuja harmeja, niin myös siksi, että monia asioita pystytään tehostamaan kun tieto kulkee. Ideat ja ehdotukset, mitä toinen vuoro voisi tehdä toisin, jotta seuraavan työ tehostuisi, ovat tyypillisiä viestejä vuorotyötä tekevien SwingIO-käyttäjien keskuudessa. Vuoron tapahtumat -tyyppisten merkintöjen lisäksi jaetaan hyviä käytäntöjä ja esitetään pyyntöjä edelliselle vuorolle asioista, jotka kenties työllistävät kohtuuttomasti seuraavaa.

Vanhat konstit kannattaa päivittää uusiin: Tarkoitukseen sopivia välineitä löytyy ihan ilmaisista (esim. WhatsApp) osittain ilmaisiin (esim. Slack, tai monday). Jos tietoa halutaan talteen jatkokäsittelyä varten, kannattaa valita ratkaisu, jossa on mukautettavia lomakkeita ja mahdollisuus tiedon etsimiseen (esim. SwingIO, Office 365). Osa työkaluista keskittyy tehtävienhallintaan, osa sisäiseen viestintään, lomakesovellukset taas monesti keskittyvät vain lomakkeisiin. SwingIO yhdistää näitä kaikkia eri tavalla kuin mikään muu ratkaisu. Pääasia on tunnistaa oman työyhteisön viestinnän tarpeet ja löytää niihin soveltuvin ratkaisu.